気をつけて！“電子のゴミ”が生まれちゃう！

とりあえず、全て“電子化”すると文書管理については解決できると誤解しがちだけど、“電子化”は手間と時間（コスト）と維持費（サーバ・ソフト代）がかかるんだよね。

電子化する対象なんだけど、“電子化が終わったら廃棄できる文書”じゃないと、文書の削減はできないよね。

そして、紙の状態でもきちんと整理できていて、誰が見てもわかりやすい分類ができていないと電子のゴミを作るだけなんだ！

OCR※をかけるという方法もあるけれど、誤認識した箇所は検索対象にならないから、本当に欲しい情報がヒットせずに、問題になるケースもあるようだよ。

そういうことが続くと「OCRは検索にヒットしたらラッキー♪」というくらいな位置づけに……。

社内の記録管理をする上で重要なのは、インデックス・属性などで体系的に検索できるようにしておくことだよ！

整理してから電子化しよう

文書を選定したら以下のことに注意して電子化しよう。

①1つの書類は100ページ以下を目安に

②日付を明確に

③そして、著作権についても注意が必要

例えば、新聞には著作権が無いようにも見えるんだけど、切抜きを電子化し、社内ネットで閲覧できるようにするのは、著作権侵害にあたるとの姿勢を示しているんだって。

気をつけないとやってしまいがちだよね。