第6回 “紙”と“電子”、どちらで保存?

第6回 “紙”と“電子”、どちらで保存?

オフィスがペーパーレス化を導入することに……
電子化したら、“紙(原本)”は捨ててもいいの?
難しいお悩みについてカエルコンサルのぼくが考えてみたケロ♪

ペーパーレス化≠電子化

ペーパーレスを進める上で電子化をすれば、自然にペーパーレス化を実現できるという錯覚は、みんな陥りやすい落とし穴ケロ。
実際はペーパーレス化と電子化ではノウハウやルールはまったくちがう別物といえるんだ!

ペーパーレス化とは

データや資料を紙に印刷して保管・共有・閲覧など行ってきたのをやめて、コンピュータシステム上でのファイルの操作や画面表示で代替しようとする試み。

企業の業務の効率化やコスト低減の取り組みの一環として行われるケロ。

電子化とは

紙文書などをコンピュータのデータに変える事。

探すことに時間がかかっている文書や、利用頻度が高い文書から電子化すると、とても便利になるケロね!

“紙”であれ“電子”であれ大事なのは『原本性とその確保』

これまでは、法律などで保存義務が課せられている書類については、電子データ保存は認められておらず、必ず紙の状態で原本を保存しなければならなかったんだケロ。

最近はIT化の流れに従って、必要ないくつかの条件を満たしていれば、これまで紙での保存が義務付けられていた書類をスキャン処理して電子データに変換した上で保存してもよいと認められるようになったケロ。

しかし電子文書では、原本性で必要な「真正性」「信頼性」「完全性」(記録管理の国際標準ISO15489より)が紙文書と比べて3性質が落ちると言われているケロ。

電子データの変換には手間や費用がかかるケロ。

紙と電子データをうまく使い分けて保存することが一番おすすめケロよ!

文書管理カテゴリの最新記事

カエルコンサル小冊子

総務部門の方必見

月間総務(抜き刷り)
失敗しない文書管理特集