第9回 “迷い”や“愛着”に勝つ書類の廃棄方法!

第9回 “迷い”や“愛着”に勝つ書類の廃棄方法!

寒くなってきたケロねー!そろそろ年末の大掃除♪
いざ書類を捨てるとき、“とりあえず”不要な書類を残しちゃってないケロ?
“迷い”や“愛着”に勝つ書類の廃棄方法を教えるよ!

そろそろ大掃除!書類も大掃除!

年末の大掃除は始めたケロ?

いざ書類を捨てるとき、やっぱり「後で必要になるかも・・・・」「この資料は頑張って作ったから取って置きたいな」「まだスペースがあるから」とか、“とりあえず”不要な書類を残してしまってない?

人には「迷い」や「愛着」があって、単純に捨てるものと残すものを分けることができないことがあるんだ。

だからといって「永年」「見直し」扱いにしてしまったら、いつかは書類が溢れてしまうよね。

そこで今回は、書類の廃棄方法を教えちゃうよ!

方法1 とにかく全部出す!

一度すべての書類を出し、要るものだけを拾う。
拾った書類は所定の場所へ戻す。

机の引き出しやキャビネットから不要なものを抜き出す方法だと、作業が面倒になってきて「いいや、このままで……」となりがちだよね。

でも、一度すべての書類を出してしまえば、戻さなければならないよね。面倒になる心理を逆手にとって、戻す作業を“面倒”にさせれば、おのずと戻す(残す)書類は少なくできるんだ!

方法2 迷い箱を活用する

『迷い箱』を作る。
迷った書類は一度「迷い箱」に入れて、一定期間取り出さなかったらそのまま廃棄する。

迷った書類をそのまま机の引き出しやキャビネットに戻してしまうと、また埋もれてしまうよね。

大切なのは、“迷った書類”が本当に必要なものなのかどうかを明確にすることなんだ。

それには“迷った書類”の必要性を“見える化”させなければ、“迷い”は解消できないよ。

だから、『迷い箱』を作って入れておけば、必要になった時は取り出してまた引き出しやキャビネットに戻していけばいいから、必然的に、ずっと残ったものが“要らないもの”と判断できるんだ!

方法1も方法2も、ポイントは「捨てるか残すかの判断に時間をかけすぎない!」ということだよ!

大掃除は書類整理のGoodなチャンス!

書類の廃棄をするときは手の空いているときに個々で行うのではなく、定期的な『会社のイベント』として従業員みんなに積極的に協力してもらえるようにするといいよ!

それはね、上司や同僚と一緒に廃棄作業を進められるから、迷った時などに確認や判断がスムーズに行えるし、部内でお互いの保有している文書量や廃棄量を比較できるから、“仕分け”作業のはかどりと、廃棄量の促進を図ることができるんだ!

みんなで協力して効率的に整理・整頓!スッキリとした気分で新年を迎えようケロ!

カエルマメ知識カテゴリの最新記事

カエルコンサル小冊子

管理部門の方必見

文書管理の進め方・見直し方