第12回 ぼくの経験談!“文書管理台帳作成のコツ(文書管理番号)”

第12回 ぼくの経験談!“文書管理台帳作成のコツ(文書管理番号)”

少しずつ暖かくなってきて、そろそろ春だなぁって感じるよね!
期が変わり文書の衣替えをする時期、オフィスで言うと文書を書庫へ保存する時期だね。
そのときに作成するのが文書管理台帳。作成にはいろいろなコツがあるけれど、
今回は文書管理番号についてご紹介するケロ♪

文書管理番号の採番は非常に重要な作業。ただ付ければいいってことじゃないよ!

文書管理番号を付けるってことは、1つ1つの文書に名前を付けることなんだ。全社的にユニークであることがポイントだよ。

うっかり誤廃棄等が起きてしまう恐れがあるので、ユニークな命名であることに注意を払うべきなんだ。

社名で管理はOK?

契約書等を社名で管理している部署を見かけることがあるよね。

これは一見良いように思えるけど、後々に大変なことになることが多いんだ。

漢字の読み間違いや入力間違いで見つからなかったり、どんどん増えてきている英語の社名の扱い方のルールが決まってなかったり、煩雑になりがち。

文書管理番号を付けてスッキリさせることをオススメするよ!

文書管理番号の大原則

英数字で付けよう!

そして、採番しやすいことが重要だよ。

単純に考えると、通番(01,02…)が一番採番しやすくてユニークになるんだけど、全社的に採番すると各部署に聞かないと何番まで使ったか確認するのが大変になるし、誤って同じ番号を付けてしまうかもしれないので注意しないといけないよね。

自動採番してくれるソフトや仕組みがあったら使うと楽だよ。

そうでない場合は、「部署コード-通番」の形式が望ましいね。

社名で管理をオススメしないことと同じように、部署名を使うこともオススメできないよ。

例えば営業部で「eigyou-001」と採番すると、部署名が変わったときや部署の統廃合が進んだときに、使いづらくなったり、わからなくなったりすることが多いんだ。

そこで、各部署毎に英数字で部署コードを割り当てるといいよ!

文書量がとても多い会社では「部署コード-年度-通番」というように、年度を入れた文書管理番号もいいね!

おまけのワンポイントアドバイス

エクセルで文書管理台帳を作成する人が多いと思うからアドバイス!

文書管理番号の最初の桁を“0”にすると表示しなくなる場合があるから、エクセルが苦手な人は気をつけて!

文書管理台帳について他にもいろいろとご紹介したいことがあるけれど、今回はここまで!

またケロね♪

おまけのワンポイントアドバイス

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