第14回 アンケート結果“重要情報の台帳管理”

第14回 アンケート結果“重要情報の台帳管理”

文書を管理するうえで最も重要な台帳管理!!
その台帳が他の企業でどの程度作成されているか、しっかりメンテナンスされているかを
実態調査したアンケート結果を教えるケロ♪
皆さんのオフィスではきちんとルールを運用できているケロ?

文書管理の実態がわかる!

東証1部・2部、大証上場企業、JASDAQ上場企業、マザーズ上場企業、地方上場企業、そして未上場企業で従業員の数が多い企業、合計3,000社を対象に回答いただいた741社の情報だよ!

(参考資料:NRIセキュアテクノロジーズ株式会社『企業における情報セキュリティ実態調査2012より)

運用ルールはある?

まずは、個人情報や機密情報等の重要情報を特定する為のルールがあるかどうかだけど、なんと、きちんとルールがあり、運用を行ってる企業は57.1%※しかないんだね。 ※全業種平均

ケロッ!――これは意外だよね(汗)

残りの約4割の企業は「ルールの運用ができていない」か「運用を把握していない」、「ルールそのものが存在しない」のいずれかの状態なんだって!

これって公認のルールが存在せず、仮にルールが決められていても現状に合わず、経験だけが幅を利かせた状態ってこと。

つまり言い換えると、無免許ドライバーが勝手気ままに車を乗り回している状態ってことなんだ!

運用の課題は?

またきちんとルールがあり、「運用を行ってる」と回答した企業においても約35%の企業が台帳管理に課題ありと回答があったよ。

やはり台帳の作成とメンテナンスの業務は、負担が大きいんだね!!

僕もいろいろな企業に直接話を聞くことがあるけど、本当に担当者はみんな困ってるみたいだね……。

カエルコンサルのワンポイント

台帳管理をきちんとルール化したり、メンテナンスを簡素化したりして、継続的な運用を可能にすることが課題になってくるんだね♪

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