企業合併のメリット、デメリット

お客様からよく相談される文書管理の困りごとのなかに、企業合併に伴う文書管理のお悩みがあります。

もちろん、合併を行うと間接コストを大幅に削ることができるうえ、事業を飛躍的に拡大させることができます。

ただし、いろいろなデメリットも生じることがあります。例えば、人事制度やシステム統合、そして、文書管理です。

文書についてはどういうわけか優先順位が低く、数年前に合併したのにまだ両社の文書管理の文化を併用している……という話もあり、なかなか効率化が図れないようです。

理想と現実

企業合併後の文書管理の進め方は、両社の規程を見直し、これからの文書のファイリング方法と、さらに過去分の保存文書（※詳しくは第7回カエルコンサルより）についても管理方法を統一することが理想です。

しかし、過去分の保存文書を統一することは大変困難でしょう。各社で眠っていた文書の保管媒体（紙・電子）や保管場所を統一するのです。そのため、合併しても結局「旧Ａ社流」と「旧Ｂ社流」のやり方を別々に継続しているケースがあるようです。

……なんだか最近流行ったドラマのようですね。

そのまま放っておけば、初期に余計な労力はかかりませんが、そのうち文書が大量となり、管理が行き届かなくなり、労力の“倍返し”をくらうかもしれません。