第20回 企業合併の文書管理

第20回 企業合併の文書管理

今回はいつもより真面目に(?)企業合併時における文書管理の進め方についてお話しするよ!
寒くなってきたけど、みなさーん、風邪などひかずにがんばろう!ケロ♪

企業合併のメリット、デメリット

お客様からよく相談される文書管理の困りごとのなかに、企業合併に伴う文書管理のお悩みがあります。

もちろん、合併を行うと間接コストを大幅に削ることができるうえ、事業を飛躍的に拡大させることができます。

ただし、いろいろなデメリットも生じることがあります。例えば、人事制度やシステム統合、そして、文書管理です。

文書についてはどういうわけか優先順位が低く、数年前に合併したのにまだ両社の文書管理の文化を併用している……という話もあり、なかなか効率化が図れないようです。

理想と現実

企業合併後の文書管理の進め方は、両社の規程を見直し、これからの文書のファイリング方法と、さらに過去分の保存文書(※詳しくは第7回カエルコンサルより)についても管理方法を統一することが理想です。

しかし、過去分の保存文書を統一することは大変困難でしょう。各社で眠っていた文書の保管媒体(紙・電子)や保管場所を統一するのです。そのため、合併しても結局「旧A社流」と「旧B社流」のやり方を別々に継続しているケースがあるようです。

……なんだか最近流行ったドラマのようですね。

そのまま放っておけば、初期に余計な労力はかかりませんが、そのうち文書が大量となり、管理が行き届かなくなり、労力の“倍返し”をくらうかもしれません。

カエルコンサルのワンポイント

文書管理の業者を選定したり、保管場所を集約したり、媒体を揃えるのも一つの方法ですが、労力やそれに関わるコストもバカになりません。

数ある課題の中でボクがお客様に最もお伝えしたいポイントは、規定の見直しと管理台帳の統一をし、その情報をクラウド上の文書管理システムに取り込むことを完了さえすれば、保管媒体(紙・電子)や保管場所もそのまま複数あっても構わないということ。

企業合併の文書管理事例やソリューションを詳しく知りたい方は、ぜひSRIへご相談ください。

……真面目な口調で流行語をはさみながらお話ししてみました♪またケロね!

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