第25回 文書管理とeディスカバリー

第25回 文書管理とeディスカバリー

今年に入って6回目になる契約書管理セミナー。法務セクションの方々とお会いする機会が多くなり、eディスカバリーの対策について話題になることが多いので、少しお話させていただきます。

eディスカバリー法って何?

eディスカバリー法とは、米国にて民事訴訟における証拠開示手続きのうち、電子データに関する情報についての法律のこと。

米国の裁判では、公正な審理を進めるため、裁判に必要な証拠について、原告、被告ともに可能な限りお互いに公開する手続きが重視されます。

グローバル化が進む中、国際競争力の向上を課題にしている企業は、このeディスカバリーの対応を実施していかなければなりません。

証拠の開示が十分でなかったり、意図的に開示しない情報が存在すると、制裁的な判決を出されることもあるそうです。

情報を開示しない、隠そうとすることは、不正や犯罪の事実があるからと判断され、他の証拠が裁判に有利なものであっても、裁判に負けることもある。

これは、たとえ悪意がなく、単に情報管理の問題で必要な証拠が提出できなかった場合でも、同じようにマイナスに評価される。

だから、実際に訴訟を起こされる前から、日常的に電子データの所在や保管状況について把握しておく備えも必要です。

要するに情報をきちんと管理しておくことが重要だということです。

日本企業の文書管理の現状は

前回のカエルコンサルでも少しふれているけれど(※第14回)残念ながら日本の企業は大手企業でも、米国と比べて文書管理については未整備で大きな課題なんだよね。

eディスカバリー法は米国での企業を基準に考えられているため、日本のグローバル化企業が実は文書管理ができておらず、文書の特定に時間がかかってしまうことが、米国の弁護士や専門業者には想定できないんだって。

それでも、米国で訴訟を起こされた場合、日本企業もeディスカバリーの対象になるんだよ。

文書の特定について、速やかに対応できない要因はいろいろあるよね。

法人税法上では紙での保存が原則とされる制度だけど、多くの日本企業は、子会社・関連会社を含む複雑な組織形態・部門ごとで備品が自由に購入・管理されてしまっているのが現状。

肝心の文書管理においては、全ての従業員とその人が関わったデータを一元管理できていないのが、もっとも大きな要因なんだよね!

カエルコンサルからのワンポイント

まだまだ紙文化が根強い日本社会でどうやって、紙と電子を共有し、徐々に電子に切り替えていくか?

何をポイントとしてどうすれば負担を最小限にした文書管理を実行できるのか?

セミナーも追加で行います。また、直接弊社の事例やソリューションを利用しての解決方法をお知りになりたい方は、是非ご相談ください。

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