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先月のカエルコンサルで法務セクションの方々お話しする機会が増えているとありましたが、eディスカバリの対策の他に 電子契約についても話題になりますので少しお話させていただきます。
電子契約とは
「押印された紙文書」を交換することでおこなわれてきた企業間の様々な契約を、「電子署名の付加された電子文書」をネット上で交換することが電子契約です。
電子契約のメリットとデメリットは
今まで、契約書は紙原本での管理が必須でしたが、これからは電子契約が進んでいくと思われます。
交わした紙原本をスキャニングするのではなく、契約を交わすところから電子で行うということになります。
メリットとしては、
- 印紙税削減(印紙税法では「文書」に対し課税すると定義されていることから電子契約は収入印紙が不要)
- 郵送料削減
- ペーパーレス
- 受発注処理の業務削減・スピードアップ
とたくさんあります!!
一方デメリットは、≪電子契約のシステムを導入すること≫から生まれます。
自社、取引先の業務フローの変更が必要です。
これは今までの会社の文化とも言える業務フローを画期的に変えることなのでなかなか大変なことです。
そして自社だけでなく、取引先のフローを変えるとなればさらに大変です。
そもそも自社はともかく、取引先にもシステム利用料の支払いをお願いしなければならないこともあり、相手先に電子契約を強制することは、なかなかできません。
電子契約の課題は
電子契約を強制できないとなると、何が起こるか?
先ほどデメリットで述べたように、全て、電子契約に切り替えるわけにはいかないと思うので電子と紙との併用管理にならざるをえません。
そもそも、今までの契約書は紙なので併用管理は前提として想定しておくべきですね。
完全に電子契約に移行する世の中になるまでは、さらに、管理が複雑化することになります。
まだまだ、ハードルは高いですが、クラウドを利用した電子契約サービスはメリットも多いので、しだいに普及していくと思われます。
弊社でも今後は電子契約の管理にも取り組んでいく予定ですが、いずれにしても電子契約に移行する前に現在の紙の契約書についてどう管理すべきかを考えなくてはなりません。
カエルコンサルからのワンポイント
まだまだ紙文化が根強い日本社会でどうやって、紙と電子を共有し、徐々に電子に切り替えていくか？
何をポイントとしてどうすれば負担を最小限にした文書管理が行えるのか？
定期的にセミナーも行っておりますので、是非ご参加ください。