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桜の季節。春は別れと出会いの季節になります。
今回は不要な紙と決別し、新たな気持ちで仕事に向かう廃棄イベントについてです！
廃棄イベントは全社で
文書管理を全社に広げる部署といえば、ほとんどの企業は総務部になると思います。
“文書管理の観点から 重要性が高く、仕掛けやすいイベント”
手の空いているときに個々で行うのではなく、『会社のイベント』として全社的なコミュニケーションとして、従業員みんなに積極的に協力してもらえるように仕掛けることが良いと思います。
では、どのように進めるかについての効果的な方法をお伝えしたいと思います。
時期と理由
まず、なぜ時期としては年末もしくは4月や5月が有効です。（3月決算の場合）
年末
年末は大掃除がありますから、合わせて書類も廃棄するからです。
4月、5月
1つ目の理由
それは、人事異動が多く行われるからです。
異動の当事者だけが個々に机上の書類の廃棄をするのではなく、是非、会社全体で取り組みたいですね。
2つ目の理由
法廷年限のある文書の保存年限も満了するからです。
これも放っておくと文書が書庫を占領してしまいますから、この時に会社全体で取り組みたいですね。
といった2つの理由で廃棄するには最良の時期になります。
カエルコンサルからのワンポイント
全社への広め方として社内のグループウェアの掲示板やメールで告知をすることは必須です。
ここでもう一つ、イベント感を出すためにポスターを作成して、各部に掲示すると気運が高まります。
そんなことで高まるかって思わないでください。
意外に効果はあります！！
また、単なる廃棄作業にならないように、期間を決め、各部署・支店ごとに廃棄量を明確にして、見える化することもお勧めです。
どうしたら廃棄の量を増やすことができるかは第9回でお伝えしましたが、各部が積極的に不要な文書を削減し、新たな気持ちで仕事に取り組む環境を整備することが生産性を高めることは間違いありません！
是非、お試しください！！
手間なく廃棄を全社的に進めたい総務部の方は、ぜひSRIへご相談ください。
SRIへのコンタクトはお気軽に！ケロ♪