事例・ユーザーの声 5,000件もの契約書を1ヶ月で、監査の指摘事項に対応できました! ~内部監査で発覚した反社対応の不備を短期間に改善~

事例・ユーザーの声 5,000件もの契約書を1ヶ月で、監査の指摘事項に対応できました! ~内部監査で発覚した反社対応の不備を短期間に改善~

【企業】

業種  :人材派遣 (上場企業)
従業員数:連結約16,000名

【現状:導入背景】

内部監査で、反社条項が盛り込まれていない契約書があることを指摘され、
全ての契約書を確認しなければならなくなった。

ところが、契約書の管理台帳は作成をしておらず、原本の管理は各部署任せで社内に散乱している。

どこに何の契約書があるかも把握しきれておらず、全てを回収する事も困難で指摘事項以前に管理方法全体を整備する必要がある。

【問題点】

・原本の所在が把握できておらず、紛失しているリスクがある。
・監査での指摘事項について1ヶ月以内に状況を調査し報告しなければならず、リソース不足で対応できない。

【解決ポイント】

・存在する原本を全て回収し、以降、原本は集約して一元管理
・指摘事項である“反社条項の有無”も含めて管理に必要な情報を全て台帳化

【導入効果】

全ての契約情報を台帳化できたことで、監査対応はもとより、その後の対策(反社条項が無い取引先との覚書の締結)も該当部門へ的確に指示ができ、迅速に進められ、目標期間内に完了することができた。

原本は全てSRIに集約保管して紛失リスクをなくし、専用システムで台帳管理することで検索性が向上し、業務も効率化できた。

【お客様の声】

自分たちはとにかく契約書をかき集めることに専念して、あとは送り込んで丸投げ状態でしたが、見事に5,000件もの契約書を1ヶ月でまとめ上げていただき、監査の指摘事項に対応できました!

なおかつその後は全社で契約書を閲覧・共有ができ、いままで原本の所在も明確になりました。

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