事例・ユーザーの声 管理システムを当社の業務フローにあわせて設計していただき的確にポイントを改善できました! ~管理台帳作成の負担と精度を改善、原本の紛失リスクも削減~

事例・ユーザーの声 管理システムを当社の業務フローにあわせて設計していただき的確にポイントを改善できました! ~管理台帳作成の負担と精度を改善、原本の紛失リスクも削減~

【企業】

業種  :製造業(東証一部)
従業員数:連結約2,500名

【導入背景】

新たに締結した契約書は全国の支店から郵送され本社管理部で一括管理しており、本社スタッフが管理台帳を作成するために各支店担当者に、契約情報を記載した「表紙」を印刷して、契約書1件ずつに添付させている。
ところが、台帳作成業務の手間がある上に、「表紙」が無かったり必須情報が記載されていなかったりと、確認作業にも負担がかかっていた。

更に、本社への郵送が滞って溜め込んでいる間に原本を紛失してしまったこともあった。契約件数の増加に伴い、現行業務の負担を軽減し、各支店からの原本回収までを管理することが急務となった。

また、各支店からの問い合わせ対応で、原本の貸し出しやスキャンしてメール送信するために、しばしば業務の手も止められてしまう現状も改善したい。

【問題点】

・各支店担当者の「表紙」作成と管理部での台帳作成が二度手間になっており、「表紙」がかえって煩雑になっている。
・管理部に原本が到着してから台帳を作成するのでは、各支店での紛失リスクを防げない。

【解決ポイント】

・台帳管理をシステム化し、入力必須や選択式の項目を設けたシステムに、各支店担当者が入力することで「表紙」も廃止
・各支店担当者の入力は社内決裁後に行い、管理部は入力内容と原本の回収状況のチェックに専念
・契約書を全て電子化して、各支店で検索・閲覧を可能に

【導入効果】

台帳が入力しやすくなり「表紙」も廃止したので、各支店の業務が効率化され精度も向上し、管理部の確認作業も軽減された。

台帳登録後、一定期間が経過するとアラート通知されるので、原本回収チェックが自動化され回収率が上がった。

電子化したPDFデータは台帳システムに添付されているので、管理部への問い合わせが激減した。

【お客様の声】

社内で不評だった「表紙」を廃止でき、それにもかかわらず各支店の台帳入力精度を上げられたのは驚きでした。

入力しやすい台帳項目や原本回収のためのアラート機能など、管理システムをうまく活用できるように、当社の業務フローをしっかり理解していただいた上で設計していただいたので、的確にポイントを改善できました!

その効果は社内でも大きく評価され、社員表彰されてしまいました!

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