事例・ユーザーの声 文書の削減だけでなく、会社全体の文書管理の課題が洗い出せました! 〜文書管理の改善から始まる働き方改革~

事例・ユーザーの声 文書の削減だけでなく、会社全体の文書管理の課題が洗い出せました! 〜文書管理の改善から始まる働き方改革~

【企業】

業種  :デベロップメント事業、不動産賃貸業
従業員数:100名

【導入背景】

グループ会社間での統廃合や人事異動が頻繁に行われ、一つの部署に長期で在籍する従業員が少ないため、業務、とりわけ文書管理のルールが引き継ぎ・共有されずに個人任せになっており、会社として文書管理が体系化されていない。

そうした中、移転の可能性が浮上するとともに働き方改革プロジェクトが立ち上がり、ボトルネックとなっていた文書管理の改善に着手することとなった。

【問題点】

・文書管理が各部署任せにしていたため、実状が全く把握できていない。
・文書管理のノウハウがなく、何から手をつけてよいのかわからない。
・プロジェクトの推進役であり文書管理の主管でもある総務部と、各部署間でのコミュニケーションが不足しており、プロジェクトが進められていない。

【コンサルタントから見た問題点】

・各部署の適正な文書量と収納スペースがミスマッチで、収納量の過不足の差が顕著なため、従業員から不満が発生している。
・各部署任せなので、各々の机周りに無秩序に文書が氾濫している。
・業務効率化のために導入されたシステムが周知されず、電子での管理と紙の書類での管理が混在し、複雑で非効率になっている。

【解決ポイント】

・各部署の文書の管理状況を把握するための実態調査と担当者へのヒアリング
・プロジェクトの意義~従業員が長く気持ちよく働くとこのできる環境づくり~を理解・共有し、ゴールとロードマップを明確にする
・プロジェクト後も維持継続が可能なルールづくり(現有システムや備品の有効活用)

【導入効果】

業務の流れに沿った文書の種類・量の把握と、文書管理規程と照合しながらの保存期間・方法の確認を、部署ごとに丹念に進めたことで、削減目標を適正に達成することができた。

削減活動を通して、各部署の誤認識や業務の無駄も的確に修正していけたので、従業員が抱えていた不安や不満を解消できた。

各部署に“適正な状態”のベースができたことで、状態が崩れても立ち返ることができ、更なる改善が期待できる。

【お客様の声】

各部署に丁寧に寄り添ったコンサルティングだったので非常に心強く、当初目的である文書削減だけではなく今後取り組むべき課題まで一緒に洗い出していただけました。

今回のプロジェクトを通して、社内に文書管理についての共通認識や言語が生まれたことが大きな成果で、一過性ではなく、中長期の計画的な改善活動として、今後もSRIさんと一緒に相談しながら進めていきたいと思います。

>> オフィス内文書削減ソリューションはこちら

スペース削減カテゴリの最新記事

カエルコンサル小冊子

管理部門の方必見

文書管理の進め方・見直し方