事例・ユーザーの声 文書廃棄の実施率が年々上がり文書管理の定着を実感しています。 〜組織の流動化にも崩れることのない、文書管理の基盤構築~

事例・ユーザーの声 文書廃棄の実施率が年々上がり文書管理の定着を実感しています。 〜組織の流動化にも崩れることのない、文書管理の基盤構築~

【企業】

業種  :学校事業
従業員数:約4,500名

【導入背景】


重要文書の保存期限設定など管理方法の詳細は、全国にある各拠点に委ねていた。管理方法の整備と統一は積年の課題となっていたが、至る所で重要文書の管理が煩雑になって、保管スペースの逼迫も表面化してきたため、いよいよ改善が急務となった。

【問題点】

・重要文書の棄損・紛失。
 各拠点の管理状況が把握できないため、廃棄、紛失しているかもしれないが、それもわからない。
・保管スペースの不足。
・管理者の転勤・異動が多いため、管理が不安定で継続性がない。

【解決ポイント】

・全拠点にて統一した運用を徹底できる仕組み作り
・全拠点の重要文書を手間をかけずに棚卸しを実施
 ①各拠点には箱詰めマニュアルを配布し、箱詰め作業のみに負担軽減
 ②箱詰め後の作業はアウトソーシング
  ‐保存が必須な文書のリストと文書を照合し、抜け・漏れをチェック
  ‐保存年限を設定した台帳を作成し、文書は集約保管。
  ‐閲覧頻度の高い書類は電子化し、各拠点でデータ管理。
・以降は、①②を全拠点の年に1回のイベント化
・文書管理のシステム化

【導入効果】

重要文書の棚卸しを、年に1回の定期的な全拠点一斉のイベントにしたので、棄損・紛失の恐れがなくなった。

管理方法を統一し、各拠点での作業手間も減らしたので、管理者が変わっても同じ運用を継続できるようになった。

SRIで保存年限を設定した台帳を作成し、システム管理することで、これまで廃棄できなかった文書を安心して廃棄できるようになり、文書が溜まらなくなってきた。

【お客様の声】

各拠点の手間を減らし、且つ年1回の仕組みを作ったことで
文書廃棄についても年々実施率があがり、文書管理が段々定着し導入成果が出てきたこと実感しています。
SRIのサポートあってこそだと感じています。

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