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企業活動を円滑に進めて行くためには、社員間の良好なコミュニケーションは欠かせません。同期や同僚などの横のつながりはもちろん、上司と部下、または部門会議などの縦のコミュニーケーションも重要です。コミュニケーションを円滑にするためには、一人ひとりの「文章力」を上げることが大切です。そこで今回は文章と社内コミュニケーションについて解説します。 過去記事：Vol.22 文書と社内コミュニケーション 社内コミュニケーションとは？ そもそもコミュニケーションとは、気持ちや考えなどの情報を、言語や文字を通して相手に伝えることです。これを会社の環境で考えてみると、「従業員同士が情報やスキルを共有しあい関係性を深める」ことが最良のコミュニケーションということになります。その結果、会社の利益に貢献するのが目的となります。会社とは、働く個人が集まっており、それぞれが担当する仕事の積み重ねで会社が成り立っています。つまり、会社で働くメンバーが同じ目的に向かって業務効率や仕事の成果を高めるために社内コミュニケーションは欠かせないのです。 ビジネス文書とは？ 「ビジネス文書」とは、ビジネスにおいて情報の伝達および意思確認をはかるために作成される文書です。正しく文書化して記録することで、無用な誤解やトラブルを避けるための証拠にできたり、同じ内容を一度に多くの相手に、正確に伝達できます。よくありがちな「言った・言わない」などの行き違いを避けることが目的にもなります。 3種類あるビジネス文書 ビジネス文書には伝達する相手や目的により３種類あります。まず「社外文書」は取引先や得意先など社外の人に向けて、業務文書として発信されるビジネス文書です。「依頼書」「案内状」「照会状」などがあります。「社交文書」は、社外の人に対して儀礼的な役割として、お祝いやお悔やみの気持ちを伝える文書です。「挨拶状」「お礼状」「見舞状」「招待状」などがあります。そして今回の話の中心になる「社内文書」をここから詳しくみていきましょう。 社内文書のポイント ここからは社内文書について詳しくみていきます、まずは、社内のコミュニケーションには文章力が必須という点からです。 効率的な社内コミュニケーションのコツ 冒頭でもお話ししましたが、社内のコミュニケーションを円滑にするためには、従業員皆さんの「文章力」をアップさせる必要があります。書類であってもメールなどのデジタルにしても、コミュニケーションのベースは文字です。しかし、実際のところ文字を書くことに慣れてない人が結構います。これが効率低下の原因になってしまうのです。実際そう言った方に文章を書いてもらうと、何を言いたいのかが理解できません。本人に直接聞いても、書いた本人も説明できないことが多いのです。自分の思ったことを人に伝えることはとても重要なことです。ぜひ文章力を上げましょう。 従業員相互に関心を持つ 受信する人がどんな人が事前にわかっていれば、その人に合わせた発信ができます。さまざまな機会やツールを利用して、お互いを知り合えるようにしましょう。相手の社歴が分かれば、おおよそのレベルも分かりますし、お互いが知り合っていればコミュニケーションもスムーズです。そして文章力アップのためにはとにかく数を書くことです。 社内文書の基本 社内文書はしっかりとまとめておくことが重要です。内容が相手に伝わりやすく、理解しやすい表現を用いることが重要で、文章の構成力やまとめる力も重要です。また、文章を出す相手によっては出すタイミングも重要になってきますので、相手の仕事に支障が出ないタイミングで伝達しましょう。社内文書では、頭語や時候の挨拶、過度な敬語は不要です。文章は「です・ます」を使用します。 社内文書作成のポイント 文章作成のポイントは「結論から書く」ことです。始めに結論から書くことで文頭から確実にこの文章の趣旨が伝わり、続けて内容を書けばまとめやすい文章になるでしょう。また書くことが多くなる場合は、箇条書きも積極的に利用しましょう。要点を箇条書きにすると分かりやすい構成にすることにもつながります。 社内文書の種類 社内文書は、業務に関わる記録として、書類やメールなどの方法で作成可能です。ここからは、よく使われる社内文書の種類をいくつか紹介します。 届出・報告書 社員の雇用や休暇などに関する社内文書は「届出」、出張や調査などで得た情報を報告する社内文書は「報告書」と呼ばれています。どちらも、上司や管轄部署と内容を共有することで記録に残り、あとから内容を振り返ることが可能です。 お願い・稟議書 仕事の作業を依頼するときや調整に使う社内文書は「お願い」提案などの承認や議決を求める場合に提出する書類が「稟議書」になります。これらの社内文書は、仕事に関する依頼や上司から許可を得て仕事を円滑に進められます。 連絡・通達 会社での決まり事やイベントなど社員に共有するときの社内文書の種類は「連絡・通達」です。就業規則の変更などの重要な通達を回覧を回してサインする場合もあれば、社内旅行の連絡など、業務に関する内容から業務外の内容まで幅広い情報共有に活用可能です。 企画書 新規プロジェクトや新しいアイデアをまとめた社内文書が「企画書」です。会議などの場で文章や画像を使い自分の頭の中にあるアイデアを分かりやすく共有でき、社員同士のコミュニケーションの活性化につながるでしょう。 まとめ 社内コミュニケーションの不足はさまざまな問題を引き起こしかねません。また、社内コミュニケーションは、各従業員の関係性を深めるだけではありません。チーム一丸になることで企業の利益に大きく貢献してくれることでしょう。社内文書は正確な情報伝達を行うことで仕事を円滑に進めるために活用でき、社内コミュニケーションもはかれます。 しかし、これらの社内文書の保管が問題です。文書管理に関してお困りであればお気軽にSRIの「文書保管サービス」にお任せください。初回のお電話から導入、導入後のフォローまで責任を持って行わせていただきます。 疑問点やご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。それぞれのお客様に合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。 社内文書の保管方法にお悩みの企業様はぜひ一度SRIにご相談ください。

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内部統制

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