Vol.18 人事担当者さんからある相談とは？ | カエルコンサルの文書管理のミニ知識

最近は、総務担当者さんだけでなく、人事担当者さんからも文書にまつわる相談があるんだ。
「○○書の原本の保管は必要ですか？」
○○のキーワードと相談内容をカエルコンサルがお答えするよ♪

人事情報はデータベース化している会社が多いようですが、履歴書原本を保管する必要性はあるのでしょうか？

答えは、あります！！

まず履歴書は、雇入れ・解雇・退職に関する書類として、退職、または死亡の日から3年が法定期間だよ。

3年は保存期間としては短い方だけど、在職中は保管しておかなければならないので、決して短くはないよね。

労働基準法第109条は書類の保存に関し以下のように定めているよ。

「使用者は、労働者の名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」

“その他労働関係に関する重要な書類”の中には、例えばタイムカードなども含まれるよね！

保管する目的は他の文書と同じで、将来の係争等に備えてなんだけど、人事に関する書類は従業員との雇用のトラブルに関することだし、様々な個人情報が記載されているので、厳重な情報管理をしておかなければならないので大変だよね。

特に、従業員が多い企業の人事担当者としては、新卒者をはじめ雇用契約時に提出された履歴書や職務経歴書等を保管することは、保管場所やスペースなどの問題もでてくるよね。

管理の方法としては、退職者、現職者、を分けてクリアファイルや個別フォルダーにファイリングし、年度採用者別に区分けするのがいいと思うよ。

1つの個別のファイルの中の綴り順は、例えば、「履歴書⇒スキルシート⇒健康診療録⇒・・・」になるのかな。

また不採用者については重複応募を避ける為に保管することもあるけれど、個人情報保護の観点から返却または廃棄する場合も多いよね。

人事（雇用）情報は、それ自体をスキャナ等で読み取って保存する方法は認められていないんだ。そのため、保存すべき対象は履歴書原本ということになるよ。

データベースを作成するとほとんど原本を見ることはないよね。

ただし、保管の目的は、将来発生しうる係争等に備えているのでデータベースには原本がどこにあるかも記載しておいた方がより良いと思うよ！

またケロね♪

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