経費精算処理は定期的に行うことが決められており、そのために多くの作業と人員が必要とされてきました。近年は経費精算の電子化もすすめられてきましたが、実用には厳しいルールがあり経費精算の担当の負担は中々減りませんでした。そんな経費精算の利用が2021年の電子帳簿保存法の改正でより活発化することが期待できるとニュースが報じられました。

では経費精算の電子化でどんなメリットがあるのか、担当者は何をしなければいけないのか、この記事でまとめました。

経費精算の電子化

経費精算は企業でも個人でも重要な作業であり、経費精算をすることで事業に関する活動にかかった費用や、出張やその他の交通費など、業務に関連することで従業員が建て替えた費用を差し戻すために必要な工程です。

しかし経費精算に必要な領収書やレシートは法律で保存が義務付けられており、法人では法人税法で7年から長くても10年、個人事業主も所得税法で5〜7年保持しなければならないと決められています。

近年電子データで保存するための電子帳簿保存法が施行されましたが、それでも事前に税務署に認証許可をもらうことや原本である紙の領収書も一定期間保存しなければならないなど経理担当者の負担が増え、さらに本物の領収書として有効であることを証明するための署名やタイムスタンプの付与などルールが非常に厳しくありました。

この電子帳簿保存法も2021年の改正で大幅に変更され、経理担当の負担やルールの軽減がされたことによりスマートフォンで写真撮影を行ったデータが利用できるなど、領収書の電子保存による利用が大幅に広がりました。さらに電子帳簿保存法は2022年1月にも改正されていますので、それまでの違いについてはこちらの記事をご確認ください。

経費処理を電子化するメリット

経費処理はお金が関わってくるため、一つ一つの作業に非常に時間がかかるだけでなく保管にも手間がかかっていました。そういった処理を電子化することで企業にどういったメリットがあるのかをまとめました。

作業の効率化

経費処理を電子化することにより作業の効率化とコスト削減が見込めます。まず申請に紙書類が必要なくなることによりペーパーレスが期待でき、書類に必要な紙やインク代、プリンターに関わる備品なども大幅に削減できるでしょう。

また、申請する側の入力や申請はもちろん、受理する側の確認の作業はとても時間がかかります。一枚ずつ申請書類とそれに関連する領収書などを確認してさらにファイリングして期日まで保管しなければいけません。

電子化すれば書類も領収書も電子データで取り扱うことができ、ファイルの添付、確認、保管までシステムですべて一巻して行うことでタイムスタンプの押し忘れや書類の紛失などのヒューマンエラーがなくなります。さらに確認したくなったら検索できるため確認の手間がかかりません。

セキュリティの向上

経費処理を電子化することによって領収書の保存や経費の申請が簡単になるだけでなく、データを保存する上でのセキュリティも向上できます。データのバックアップを取っておけばヒューマンエラーによる誤削除や災害が起きても後に復旧することができ、データの内容変更などもすべてタイムスタンプ付きで管理されるため、誰がいつ何を行ったのか確認も簡単になります。

経費処理を電子化する方法

現在経費精算を手作業で行っており、これから電子化したいと考えている方もいると思います。そういった方に向けて、具体的に導入には何をしなければいけないのかをご紹介します。

自社の経費精算フローの見直し

経費の処理を電子化するためにまず必要なことはシステムを導入することです。そのためにはシステムの選定より先に自社の経費精算フローを見直す必要があります。

企業により処理のフローや使用しているシステムが違うため会社に見合ったシステムは違い、さらに法律で認められる書類や画像の条件を満たす必要があります。もし導入後にシステムが自社に合わないといったことが判明すると導入費なども無駄になってしまいますので、この工程は必要不可欠です。

マニュアルの作成

システムを導入するにあたり、システムの概要やどのように使用するのかといったマニュアルを用意する必要があります。これはどんなデータをどのように保管するのかを明確にするために必要とされています。

システムの導入

どんな作業でどのように使うのか目的が決まったらシステムの導入検討に入ります。自社のワークフローに合うシステムや、使用しているシステムと連携できるかなどが重要となってくるでしょう。実際に作業する人の意見も踏まえてどのような機能があると作業が効率化されるのかを見極めることも重要です。

経費精算と文書管理

経費精算は経費の周りに関する作業に限定されていますが、実はその他の事務作業も電子化することができます。例として見積書や請求書、伝票の作成や管理などその作業は多岐にわたります。これらをすべて紙で管理するとなると多大な手間と人件費がかかりますが、電子データとすることで管理が簡単になります。企業の事務処理の中にはこういった作業が数多くあります。

ぜひ電子化を検討する際には経費処理だけでなく事務作業全般を見直してみてください。必ず人による作業や確認しなければいけない工程はありますが、そうでない工程もあります。そういった作業を自動化することによりコスト削減や作業の効率化を期待できます。

もし経費精算やその関連処理で時間やコストがかかっていて見直しを検討している、または事務作業全般を見直してシステムを導入したいと思っている企業様はSRIの文書管理サービスをご検討ください。

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