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平成27年12月1日から労働安全衛生法が改正され、
労働者50人以上の事業所のストレスチェックが義務化されます。
今回はストレスチェック制度の文書管理についてのお話です。
ストレスチェックが義務化
平成27年12月1日から下記の2点をポイントとし制度化されます。
- 年1回の労働者のストレスチェックを、労働者50人以上の事業所に対して義務付ける
- ストレスチェックの結果を労働者に通知し、労働者が希望した場合、医師による面接指導を実施し、結果を保存する
実施に当たり、特に下記の3点は留意して取り組まなくてはいけないと明記されています！
- 安心してストレスチェックを受診してもらう環境づくりに努めること
- 検査を受ける受検者以外の方にも配慮すること
- 安心して面接指導を申し出られる環境づくりに努めること
まずは、“事業者による方針の表明”そして、“衛生委員会で調査審議”それから労働者へしっかり説明し理解と了解を得てからの、ストレスチェック実施になります。
これは重要なことですが、時間がかかることなので、今から検討した方が良さそうですね。
また、ストレスチェックの実施主体は労働安全衛生法第66条に規定されている
「医師保健師その他厚生労働省令で定めるもの」になります。
「検査の結果」は、検査を実施した医師又は保健師等から労働者に直接通知されます。
労働者の同意を得ずに検査結果を事業者に提供することはできません。
ですから、総務部、人事部などが主体となって、労働者にストレスチェックを受けさせれば良い……というものではないんですね。
文書管理の観点から
ここからが文書管理の話になるのですが、事業者が実施できない、また閲覧できないストレスチェックの結果の保存を
「事業者が、実施者に5年間保存させなければならないことが適当」とされています。
つまり、「実施者（医師、保健師など）が保存すること」ということは、その医師が何社もの企業の分を請け負っていたら、当然保管に限界が生じデータ保管を対象企業に「何とかしてほしい」と訴えてくると予想されます。
……これは困った問題です。
自分達が閲覧することもできない文書（データ含む）が5年保存、しかも社員の個人情報なので責任をもってセキュリティ管理を行わなければならない。
5年間って長いですよね！人事異動や退職など人も変わるかもしれないし、もしかすると事業所の移転もあるかも？？そんなときのリスクは！？
そして一番大切なのは、受検する労働者が安心してチェックできる環境をつくることや、その個人情報を5年間も事業所内で安全に管理する事務を担当する人の精神的負担を減らしてあげることですよね。
……これは大変なことになりますね。
カエルコンサルからのワンポイント
事業者様を含む実施者様以外の者が閲覧できないような措置を講じた上、
- 結果が用紙である場合は事業者が管理する事業所内の保管場所
- 結果がデータである場合は企業内ネットワークサーバ内
- 委託先である外部機関の保管場所等で保管することも可能
とされています。
文書管理だけでなく、どういうチェック項目があってどう実施すればよいのかもＳＲＩはノウハウを持っておりますので、是非、ＳＲＩにご相談ください。
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