第2回 文書管理で業務を効率化し、スピードアップする秘訣!

第2回 文書管理で業務を効率化し、スピードアップする秘訣!

ケロケロッ♪ 突然ですが、クイズです。
Q.ビジネスマンが“書類などの探しもの”に、1年間でどのくらいの時間をかけているでしょうか?
どれくらいかかっちゃうか知ってるケロ?

チッチッチッチッ……チッチッチッチッ……答えを決めたケロ?

答えはなんと、「C. 6週間」なんだって!

ウォール・ストリート・ジャーナルによると、ビジネスマンが1年間に“書類などを探すため”に約1ヶ月半もの時間を書類探しに取られているそうなんだ!

スピードが“命”のビジネスマンにとって、こんなムダな時間はなくさなきゃ!
そこで今回は、書類を整理する上でのポイントを教えるよ。

ナレムコの統計って知ってるケロ?

アメリカのNational Record Management Council 通称NAREMCO(ナレムコ)によると、事務員が見る文書の99%が、作成・収集されてから1年以内のものなんだって。つまり、よく見る文書は1年以内のもので、1年を超えた文書は100回に1回の割合で見るに過ぎないということなんだ。

という事は、1年経った文書類はほとんど捨ててしまっても、大した問題はないんだよ!

さらに、アメリカ連邦政府の“保管文書”の実態調査によると、オフィスや文書庫にある文書の「50%が廃棄対象文書、30%が文書庫(外部書庫)で管理するべき保存対象文書、そして残り20%がオフィスで管理すべき保管対象文書である」という結果が出ているんだ。

実は半分もの文書類は捨てられるものなんだって!

使わなくなったらすぐ捨てて、ムダな時間をなくそう

「何かあった時のために、取っておきたい」と思う気持ちはわかるけど、多くの場合、やっぱり「何か」は起きないんだよね。

だから使わなくなった文書類はどんどん捨てていかなきゃいけないんだ。

そもそも紙を出さないように心掛ける事がもちろん大切なんだけど、それでもどうしたって必要になるのもまた事実。であれば、出した紙は使わなくなったらすぐ捨てる!

これを心掛けて、とにかく机の周りや引き出しの中をいつでもスッキリ軽くしておく事が、ムダな時間をなくす事にも繋がるんだぞ!!

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