第1回 文書の地震対策とは?

第1回 文書の地震対策とは?

首都圏に大きな地震が来るとか来ないとか……。
そういえば友達のナマズくんも妙にそわそわしているし。
よしっ!カエルコンサルのぼくが『文書の地震対策』を教えちゃうケロ!

先日、東京大学地震研究所から「今後4年間にマグニチュード7程度の首都圏直下型地震が発生する確立が70%」という驚きの公表があったのは皆さんも知ってるよね!?

但しこれには、予測手法上かなり大きな誤差が出る事も補足されているから、いたずらにこの数字だけに振り回されちゃいけないよ。

ただどちらにしても、それだけ切迫しているという事には変わりはないから、なるべく早く備える事が必要なんだ!

皆さんのオフィスでは、PCやキャビネットなどの地震対策ができているかな?

以前、ビルの高層化が始まり建築基準法が改正された頃、当時の建設省では保管庫やキャビネットの転倒防止の目安を次のように発表した事があったんだ。

この目安に当てはめて考えると、これまで180㎝で5段のキャビネットを利用していた場合は3段分しか保管できなくなるので、約4割の書類を削減しなければいけなくなるんだ。

という事は、ただ物理的な耐震補強をして完了なのではなくて、常日頃の文書類の取り扱い方や仕事の仕方・習慣から見直す必要もあるんだな。

文書の地震対策のポイントを簡単に挙げてみるよ!

  1. なるべく紙は出さない、出しても不要になったらすぐに「たまって箱」に入れよう!
  2. 1~2年経過した文書は文書庫や外部委託先の倉庫などに移していこう!
  3. できるだけ統一されたファイリングツールを使用して、文書の分類方法やまとめ方を決めよう!
  4. ファイルやフォルダには誰でもわかるように管理番号や内容情報を書こう!
  5. 同時に、管理台帳やリストにも書き忘れないように!
  6. 収納するキャビネットの場所や順番などもみんなで決めておこう!

こうして、いつもオフィスの中がスッキリされている事が、地震による被害を最小限に食い止める事に繋がるんだ。

だから皆さんもこの機会に社内の文書の取り扱いをじっくり考えて直してみてね!!

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