第15回 紙文書削減のポイント~電子化~

第15回 紙文書削減のポイント~電子化~

文書を削減する方法はいくつかあるけど、電子化するというのも1つの方法。
過ごしやすい新緑の季節、張り切って文書の整理を行おうよ♪
今回は電子化のポイントを説明するね!

新時代のオフィスに向けての課題は?

先日「新時代のオフィス・文書管理セミナー」を開催したよ!

移転やレイアウト変更などでいろいろなオフィス作りを考えている担当者が40名も参加してくれて、大盛況だったんだ!!!!

そこで、ネックになってくる原因のひとつに“文書”って声が多かったんだよね!

文書を削減する方法はいくつかあるけど、電子化するというのも1つの方法。

今回はそのポイントを説明するね!

気をつけて!“電子のゴミ”が生まれちゃう!

とりあえず、全て“電子化”すると文書管理については解決できると誤解しがちだけど、“電子化”は手間と時間(コスト)と維持費(サーバ・ソフト代)がかかるんだよね。

電子化する対象なんだけど、“電子化が終わったら廃棄できる文書”じゃないと、文書の削減はできないよね。

そして、紙の状態でもきちんと整理できていて、誰が見てもわかりやすい分類ができていないと電子のゴミを作るだけなんだ!

OCR※をかけるという方法もあるけれど、誤認識した箇所は検索対象にならないから、本当に欲しい情報がヒットせずに、問題になるケースもあるようだよ。

そういうことが続くと「OCRは検索にヒットしたらラッキー♪」というくらいな位置づけに……。

社内の記録管理をする上で重要なのは、インデックス・属性などで体系的に検索できるようにしておくことだよ!

整理してから電子化しよう

文書を選定したら以下のことに注意して電子化しよう。

①1つの書類は100ページ以下を目安に

②日付を明確に

③そして、著作権についても注意が必要

例えば、新聞には著作権が無いようにも見えるんだけど、切抜きを電子化し、社内ネットで閲覧できるようにするのは、著作権侵害にあたるとの姿勢を示しているんだって。

気をつけないとやってしまいがちだよね。

カエルコンサルのワンポイント

他にもいろいろとポイントはあるけれど、今回はここまで!

そうそう、※OCRとは光学式文字読取装置のこと。手書きの文字や印字された文字を光学的に読み取り、文字を特定し、文字データを入力する装置だよ。最近はPDFを作成するソフトにこの機能が付いているよね!

便利な機能を使うときは、基本に戻って文書を整理することも忘れないでね。

またケロね♪

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