第17回 文書が増えてしまう理由

第17回 文書が増えてしまう理由

ぼくカエルコンサルは、今年も東京ビッグサイトでオフィスセキュリティEXPO(OSEC)に出展してきました♪暑い中ご来場ありがとうございました!
みなさんも塩分と水分補給を忘れずに、元気に夏を乗り切ろうケロね!
今回は文書が増えてしまう理由を簡単にまとめたよ♪

展示会にご来場ありがとうございました

今年もSRIは東京ビッグサイトで3日間開催されたオフィスセキュリティEXPOに出展しました。

文書管理に悩めるたくさんの担当者さん達で、ぼくらのブースは大盛況だったケロ♪♪♪

なんと、今回はこのカエルコンサルの文書管理のミニ知識が冊子になって、無料配布したんだ!喜んで受け取ってくれる方が多くて、ぼく本当に嬉しかったケロ♪

みなさん、ご来場、誠にありがとうございました!!

文書が増える理由は2つ

今回は、日ごろぼくがお客様からよく聞く、保存文書が増えてしまう理由についてまとめたよ。

いろいろと理由はあるんだけど、以下の2つのことができていないという話をよく聞くんだ。

1.文書の保管期間・保存期間を定めた既定がない

多いパターンは、上記の期間を定めていないために、例えば税務上廃棄しても問題ない(時)期の書類であっても、「いつか使うかもしれない」と後生大事に倉庫保管していることがあるんだ。

(……経理に関係する部署にけっこうこういうことが起きちゃってるんだって!)

それが悪循環を起こし、

1.とりあえず保管する

 ↓

2.新しい保存・保管書類が年々増える

 ↓

3.スペースが足りない

 ↓

4.室内に保管する

 ↓

5.止む無く賃貸スペースを借りる

 ↓

6.整理ができないくらいの量になっている

 ↓

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ということ。悲しいけど簡単に予想できちゃうよね。

2.保管・保存と廃棄を『判断する人』が決まっていない

これが曖昧だと、同じ文書でも判断がバラバラになり、また、安全を考えて余計な書類がたまってしまうよ。

ぼくの経験では、個人で対応しようとしても全く片付きません!会社全体で取り組んでいきましょう!!

スペースにもコストがかかっています。整理ができず保管する場所にお金をかけるなんて、モッタイナイ話だよね。

また、外部に文書を預けていると、目に見えないので永く保管しがちになって、文書が増えてしまっていたという話もよく聞くよ。

カエルコンサルのワンポイント

判断基準を明確にすることは大変な作業だと思うよ。でも、1と2をしっかりと決めて、コストだけではなく、必要のない文書が存在していること自体がリスクと考えよう。

増える文書を放っておくことはリスクと背中合わせ。判断基準をしっかりと踏まえた上で、運用していくことが望ましいんだ。

またケロね♪

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