第22回 文書と社内コミュニケーション

第22回 文書と社内コミュニケーション

新年あけましておめでとうございます。本年も文書管理に関するミニ知識を毎月公開していきますので、よろしくお願いいたします。
第一弾は「文書と社内コミュニケーション」。タイトルからは??と思いますがご覧ください。

インターネットとコミュニケーション

総務部門の抱える課題はいくつかあると思いますが、社内の組織を超えたコミュニケーションの強化についてはどこの会社でも考えられているようです。

インターネットの普及により、いつでも気軽にコミュニケーションがとれるようになりましたが、「本当の意味でのコミュニケーション」がとれなくなっているのが現状のようですね。

例をあげると、上司から直接顔を合わせて

「明日までに、資料用意できる?」と、言われたとします。

その場で「忙しいから無理です」と、申し訳なさそうに口答する。

これは、まったく問題ないですよね。

ところが、同じようなやりとりをメールの文章だけで行った場合では、

同じ言葉でも「忙しいから無理」の返事が、相手が怒っているように、冷たく感じてしまうこともありえますよね。

これが、気持ちがきちんと伝わらない「本当の意味でのコミュニケーション」不足につながります。

コミュニケーションスペースの設置

そこで、オフィスに組織を超えたコミュニケーションスペースをつくることによって、この問題を解決する会社が増えてるようです。

――みなさんが集まりやすい物(お菓子や飲料)を用意して、自然に直接コミュニケーションをとれる空間をつくる――

そこに、自社の情報や、営業マンが一番利用しているパンフレットや提案書をランキング形式で掲示することも効果的のようですよ。

スペース確保のために

ただし、そのスペースをどうやって確保するんだ?っていうのが問題!!

そのために事務所移転や増築なんて、簡単にできませんよね。

そこで、文書が占有しているスペースをなんとかしたいというお悩みが多くなっています。

都内のオフィスを坪単価20,000円で換算し、5段キャビネット1本当たりを閲覧スペースを含めて考えると、月に約6,000円もかかっているそうです。

文書の居場所より従業員のためのスペースにお金をかけた方が有効ですよね!

そのスペースを作るために、文書を電子化(第15回)したり、不要な文書を廃棄(第9回)したり、外部に預けたりと、いろいろな方法がありますが、文書の削減も簡単ではありません。

文書の削減方法のコツはまた次回以降でご紹介します。

弊社のソリューションのご利用で、スペース確保にお役立ていただけたらうれしいです。

サービスの活用事例やソリューションでの解決方法をお知りになりたい方は、是非ご相談ください。ケロ♪

カエルコンサルからのおしらせです

最近、このミニ知識の文章が“ちょっと固くなってきたかな”って気がついていた方はいらっしゃいますか?

わかった方はすごい!そう、ケロケロとあまり言わなくなったんだよね。その秘密はSRIのセミナーにあるんだ!

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2014年、今年もよろしくお願いいたしますケロ♪

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