第30回 複製(コピー)書類の管理方法

第30回 複製(コピー)書類の管理方法

文書管理の実態調査をしていると、複製(コピー)した書類がオフィスに多くファイリングされているのを目にします。
この複製書類をどう扱ったら良いのかについてお話しさせていただきます。

書類をコピーする訳(ワケ)

書類をコピーする理由は大きく分けて2つあります。

①社内の他部署に原本があり、自部署でも活用頻度が高いのでコピーをとっている書類

②社外に原本があり、自社内で証拠としてコピーしている書類

①のよくある場面としては請求書(原本は経理部)や契約書(原本は法務部や総務部)があります。

実務において閲覧が必要の際に、毎回担当部署に依頼をしていたら、お互いにとって時間が無駄になるためコピーをとって業務をすることはいたしかたありません。

②の場合は、外部へ提出する申請書や報告書(後日、その内容を確認するため)などでしょうか。

上記以外でも業務上、コピーをとって管理することは必ずあるはずです。

このコピーには、物理的に複合機を利用し紙で保存するコピーと、スキャニングして電子データとして保存するコピーの2種類に分けられます。

紙と電子データのメリットは?

紙と電子データのメリットはいろいろありますが。

紙は一覧性が高く、原本と複製の区別が明確であること。電子データは検索性や共有が簡単であることがあげられます。

ともに、どちらが適切かはその利用の場面によることでしょう。

カエルコンサルからのワンポイント

ここで重要になるのは、コピーした書類の廃棄ルールを明確にすることです。

そうでないとオフィスに紙や電子データがあふれ、保管場所、保管料、サーバーの容量の増加につながります。

管理するうえでも扱う文書量が単純に2倍になりますので煩雑になりがちですし、漏えいのリスクも高まります。

法律上の保存義務はありませんので、運用を決めて、閲覧の必要がなくなった際には廃棄しましょう!

以前のカエルコンサルやSRIがお配りしている冊子には文書の廃棄のコツが記載してあります。

ご要望の方は、ぜひお問い合わせください。

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