第34回 ファイルとファイリング方法

第34回 ファイルとファイリング方法

新年あけましておめでとうございます。2015年最初のカエルコンサルはファイルとファイリング方法についてご説明したいと思います。本年も、よろしくお願いいたします。

いろいろなファイリング

ファイリングは収納形態によって、ファイル(=綴じこむ)方式とフォルダー(=綴じこまない)方式に大別できます。

一般的にファイリングシステムを導入する場合には、効率性の観点からフォルダー方式を採用される例が多いようです。

それでは、いろいろなファイリングの特徴やメリット・デメリットについてご紹介します。

ファイル式ファイリング

特徴 ファイル方式 書類に穴を開け、綴じ込むこと
使用什器 棚式什器
使用時のポイント 書類が速やかにファイルできる
書類の分類を保存年限別にする
メリット ・ファイルの使用経験に基づく信頼感
・ファイル取扱い作業の熟練度
・種類や日付など綴じた書類の順番がずれない
デメリット ・書類の発生、廃棄、コピーにかかる手間
・書類量とは関係なく、ファイルの背幅分のスペースが必要
・仮置き状態での書類散逸の危険性

バーチカルファイリング

特徴 ファイル方式 フォルダーを引き出し式什器に収納する
大中小の3階層で分類する
使用什器 引き出し式什器専用
使用時のポイント 1フォルダー/70~80枚の書類でまとめる
最大枚数は100枚まで
当年度書類を棚上段に収納
前年度書類を棚下段に収納
メリット ・書類発生時や廃棄時、コピー時の手間が小
・什器内のスペース効率が大
・1引出しでの、書類体系化のビジュアル性
デメリット ・書類の収納スペースは目線より低い場所に限定
・棚式什器は対応不能
・引出し内寸サイズ以上の書類の収納が不可
・広い執務スペースが必要

ボックス式ファイリング

特徴 ファイル方式 フォルダーをファイルボックスに収納する
大中小の3階層で分類し、本体に表示する
使用什器 棚式・引き出し式に対応可能
使用時のポイント 3階層のタイトルを表示する
ボックス内空きスペースをなくす工夫をする
日常、フォルダーを使用するときは、ボックスごと持ち出す
メリット ・書類発生時や廃棄時、コピー時などの手間が小
・書類と関係の深い物品など同一ボックスへの収納可能
・1什器全体で、書類体系化のビジュアル性
・棚式、引出し式の両タイプの什器に対応
・手の届く範囲で、天井から床面までの空間を収納可能
デメリット ・ボックス内の空きスペース

カエルコンサルからのワンポイント

以上の内容をまとめますと、

フォルダー方式の中でも、文書タイトルの閲覧性に優れ、使用上の柔軟性に優れ、什器の種類を選ばないボックスファイリングシステムがトータルな運用面で最適なファイリングシステムと考えます。

ただし、各社の既にあるキャビネットや業務内容によって、最適なファイルは異なってきます。

弊社では文書管理について、問題解決の方法を持っておりますので、お知りになりたい方は、是非ご相談ください。

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