第37回 マイナンバー制度における文書管理

第37回 マイナンバー制度における文書管理

マイナンバー制度ってご存知でしょうか?簡単に言うと国民一人一人に『12ケタの番号(マイナンバー)』を割り振る、国の新しい制度のことです。
その制度がいよいよ始まります。今回はマイナンバー制度の文書管理についてのお話です。

マイナンバー制度が開始

2015年10月から各個人にマイナンバーの通知が始まり、2016年1月から順次マイナンバーの利用が始まります。

企業も対策が必須となります。

企業では従業員の税金などを申告する場合にマイナンバーの記載が必要となります。

また扶養控除がありますので従業員本人だけでなく扶養家族のマイナンバーも把握しないといけません。

マイナンバーが記載されている書類は「特定個人情報」として、個人情報法護法よりも厳しい管理が求められます。

本人の同意があったとしても法に定める範囲以外の第三者提供は禁止されています。

文書管理の観点から

様々な対策が求められますが、ボクは文書管理の観点からお話ししたいと思います。

マイナンバーが記載された文書は目的外保管を禁止されています。

どういうことかというと、
保存年限を迎えたマイナンバー記載の文書を確実に廃棄しなければなりません。

これはものすごく大変なことです!!

今まであらゆる文書の保存期間は、保存年限の規定より早く廃棄することはダメでしたが、長く保存しておくことは特に問題ありませんでした。(だから文書がたまってしまうんですが……。)

今回の“目的外保管の禁止”でマイナンバー記載の文書は期限を迎えたら廃棄をする必要があります。

そのためには、これまでのファイリング方法やキャビネット・文書箱への収納方法を改善する必要があるかもしれませんし、保存年限を法定年限より少し長めに規定している場合は社内規定も見直す必要が出てきます。

これは紙だけでなく、電子データも同様です。

各企業に文書管理を指導している我々としては、【各企業は問題なく対応できるのだろうか?】というのが率直な感想です。

業務上、保存年限経過後も保存が必要な場合には、ナンバー記載部を削除するいわゆる“マスキング”も認められています。

マスキング”の前提としては、ナンバー自体が「特定個人情報」にあたるため、“復元が不可能”な状態にすることをいいます。

具体的な手段としては、ナンバー部をパンチングするなどです。

マジックで塗り潰しても透かして見えてはいけませんし、記載部分だけを切り取ったとしても切り取った部分をシュレッダーなどで確実に廃棄しなければなりません。

これは、もっと大変なことになりますね……。

カエルコンサルからのワンポイント

どの文書が対象なのか?

その保存年限や起算日はいつなのか?

確実に廃棄する方法など、是非、SRIにご相談ください。

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