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様々な業界でペーパーレス化が進んでいる昨今、契約書をはじめ様々な書類を全てオンラインで完結させることも増えてきました。
フィンテックやDXなどの分野の注目度は高まる一方で、電子化の流れは今後も加速していく一方だと考えられます。
しかしなかには、紙ベースでの文書管理が未だに主流となっている業界もあります。その一つが信用金庫などの中小規模の金融機関です。
金融機関で文書管理のシステム化が進まない理由はなぜなのか？金融機関の文書管理の実情や課題について解説します。
金融機関における文書管理の現状と課題
金融機関の業務を進める中で、署名と押印を必要とする紙文書が大量に発生しています。
- 取引伝票
- 口座開設申込書
- 各種契約書類
- 融資稟議書
- 担保不動産の鑑定書や決算書
- 財務分析資料など
いずれも個人情報を伴う書類がほとんどであり、セキュリティ面からも厳重な管理が非常に重要です。
しかも、契約者からの問い合わせが生じた際に文書の内容をスピーディに参照することが求められるため、大事な情報を保護しながらも柔軟に取り出せる仕組みが必要になります。
また、震災など大規模な天災に対する備えとして、事業継続計画の観点からも文書をいかに安全に保管するかという管理体制の見直しが行われており、文書管理のシステム化に注目が集まっています。
しかし現状、信用金庫など中小規模の金融機関では金融庁からのコンプライアンス遵守の指導を受けながら手作業で文書管理をしているケースが大半と言われています。
文書管理のシステム化は、次のようなお悩みに対する解決策として期待されています。
- 営業店と本部で二重管理している移送資料など、文書の保管スペースが足りない
- 本部や支店間の紙文書の移送・複写・返送に手間も時間もかかる
- 毎年発生する決算書類などの文書の取得状況を分かりやすくしておきたい
- 審査を行う度に必要な資料の搬出・搬入を行うのが面倒だ
- 必要な文書を探すのも大変だし、紛失のリスクも不安だ
金融機関に文書管理システムを導入する際に必要な機能と懸念点
金融機関の文書管理をシステム化する場合、重視されるのは次の4つの機能です。
- 登録や承認プロセスの遵守
- アクセス制御や暗号化による機密情報の流出防止
- 閲覧など権限制限、操作履歴の管理ログの保管
- 電子化データのバックアップ
フィンテックが進歩していくなかで、情報セキュリティの技術レベルは大きく向上しています。
クラウド上にバックアップができることは事業継続計画上も大きなメリットです。
それでも信用金庫など中小規模の金融機関で文書管理をシステム化が進まない理由はなぜでしょうか？
一つには、金融機関ならではの承認プロセスのシステム反映が容易ではないことが考えられます。
金融機関で用いられている書類を見ると、金融機関記入欄として受付・点検・登録・再監 ・承認・保管などの細かなプロセスがあり、各担当者が印を押しながら書類を管理する流れになっています。
金融機関で文書管理をシステムで行う場合、各担当者の承認プロセスが電子記録として残せる方式でなければ、システムを導入しても逆に手間が増えることになりかねません。
また、e-文書法によって法定保存文書の電子保存化が認められたとは言え、裁判では未だに原本が重視される傾向にあるため、原本保管を余儀なくされる企業も多いのが現状です。
そのため、保管スペースをなかなか減らせないという課題もあります。
金融機関に合わせて設計された文書管理システム
金融機関の方々にとって大切なのは、課題を解決することであり、電子化は手段でしかありません。
金融機関の実情と課題をふまえて、本当に役立つサービスをお届けするべく、当社では電子システムと人の手による管理を組み合わせた文書管理システムを開発いたしました。
文書の入った棚・箱を全てバーコード管理することで、保管場所にとらわれない流動的な管理が可能になり、必要な書類がどこにあるのかシステムでの検索もスムーズになります。
実際に保管している場所とデータに相違がないかどうかは棚卸し機能を使ってチェック可能です。
文書を廃棄する際も、文書名や保存期間などを全文書マスタにあらかじめ登録しているため、バーコードによる厳格なチェックを活用することで違う書類を捨ててしまうリスクを未然に防ぐことができます。
全文書マスタを正確に作っておくことで、銀行内の文書管理責任者の方への負担もぐっと少なくなります。
それぞれの営業店や倉庫にどれだけの文書が収納されているのか、また現在どの書類をどこに貸し出しているのかといった様々な状況が、システムを使えばリアルタイムで把握できるからです。
もちろんどんなに優れたシステムであっても、運用が伴わなければ意味がありません。
当社では、営業店内や倉庫、関連会社、場合によっては外部の委託倉庫会社やデリバリーにいたるまでトータルでの効率的な文書管理のコンサルティングを行っております。
記事の中ではご紹介できなかった文書管理システムの導入事例やシステムのデモなど、より詳しくご紹介するために、当社では金融機関のご要望に合わせて無料セミナーを個別で開催しております。
金融ソリューション担当がご都合のよい日時にお伺いいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせ下さいませ。
なお、ホームページでも様々な導入事例をご紹介しております。
「自行のやり方とSRIの文書管理が合うのかが分からない」
「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」
といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。
- 業務効率化やガバナンス強化のため、支店や倉庫含めた全体の文書サイクルを見直したい
- 文書管理見直しの話が出ているが、どんな方法があるのかセキュリティ面の対策も含めて詳しく知りたい
など、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。
