企業の電子化に対する取り組みが強まっています。2022年6月に九州の自治体が公的書類の電子交付にブロックチェーンを取り入れた活用を検証実施しているニュースが掲載されました。これにより公的書類交付に対するセキュリティのさらなる強化とペーパーレス、二酸化炭素の削減までもが期待されています。これはSDGsの取り組みでもあり、電子化への利用をさらに広げていく活動とも言えます。では、電子データ化をすることでなぜSDGsにつながるのかをこの記事でまとめています。

文書管理とSDGsの関係性とは

SDGs（Sustainable Development Goals）とは日本語で「持続可能な開発目標」といわれ、2030年までにより良い世界を目指すための国際的な目標です。2015年の国連総会で採択されてから年々認知率が上がり、近年では多くの企業や自治体などで取り組まれています。

17のゴールと169のターゲットから構成され、大きく「社会」「経済」「環境」の3つに分けられたうちの1つである「環境」は「地球環境や気候変動など地球規模で取り組むべきこと」とされています。つまり地球温暖化につながる大気汚染や森林伐採などの環境破壊を防止する取り組みは地球全体でやるべきことなのです。

文書管理（電子データ化）を行っていくことにより紙媒体で管理されていた文書がデータ化され、ペーパーレスを実現し地球環境保護の面でSDGsを実現することが可能となります。

企業にとってのSDGs取り組みのメリット

SDGsは国際社会全体の目標であり、企業がSDGsに取り組むことでCSR活動としての意義を持ちます。社会貢献に対する意欲の高い企業という認識を得ることができ、企業イメージの向上を図る効果も期待できます。それにより売上アップや、取引先企業からの信頼アップによる良好な関係を築く要素となりえます。

文書管理でSDGsを実施するメリット

文書管理を導入することでSDGsに取り組むことができる点は既に記載しましたが、他にも期待できる点がたくさんあります。

環境保護

過剰な森林伐採は環境破壊を進行させ、二酸化炭素の吸収量が減って地球温暖化を招く原因となります。ペーパーレスに取り組むことで書類に使っていた分の紙が必要なくなり、使用する木材も減り、木を伐採する必要がなくなります。また、紙を廃棄するときに発生する二酸化炭素を削減することにもつながり、貴重な資源を維持しながら環境保護をすることができます。

コスト削減と業務効率化

今まで書類を使った契約をしていたときは紙代や印紙代、インク代はもちろん書類を管理するための人件費や書類を保管する場所の維持費など、様々なものに費用がかかっていました。文書管理を導入することでそれらがすべて不要となり、パソコンやタブレット１つあればすぐに検索して確認することができるようになります。

セキュリティ対策

データを電子化することで紙での保存が必要なくなり、書類の紛失や盗難などのリスクを減らすことができます。さらにデータへのアクセス権を限定することができ、必要な人だけがデータを取り扱えるという状態にすることでデータの管理もセキュアになります。

また、文書管理では電子署名やタイムスタンプといったものを用います。これは改ざんなどを防ぐ効果があります。

業務の効率化

テレワークが進む中、業務の効率化は必須といっても過言ではありません。文書管理を取り入れることで今までオフィスでしかできなかった業務を減らし、オンラインでのデータの取り扱いを可能にすることで勤務時間の短縮や働く場所にとらわれない柔軟な働き方ができるようになります。

文書管理で社内書類を削減しSDGSsに取り組む

少し前まで電子で取り扱えない書類もありましたが、近年のコロナの流行により電子帳簿保存法など電子データに関する法律も改変され、電子で取り扱うことのできる書類がほとんどとなりました。

電子データ化を進めることがペーパーレスにつながり、環境保護に努めることとなります。企業のペーパーレスを推進することでSDGsの取り組みはもちろん、企業にとってもメリットが数多くあるということをご理解いただけたでしょう。

もちろん文書管理を取り入れるためには他にも課題があるケースがあります。社内でのシステムや業務の関係、コスト、導入後の運用の悩みなど、企業様それぞれで課題は変わってきます。

紙での書類の管理に苦労されている、文書管理による社内書類の削減を検討されている企業様はSRIにご相談ください。文書管理システムの導入はもちろん、関連する業務のマネジメントやアドバイスなど幅広くご対応いたします。

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