Vol.43 電子契約はメリットが多い！その特徴と原本管理について解説します

紙ベースの契約をオンラインで済ませるのが「電子契約」です。そのメリットは業務効率化など多いため、導入する企業は増えています。さらにその原本管理を行うサービスを利用することで、文書管理が楽になります。今回は電子契約と原本管理について詳しく解説します。

電子契約とはどのようなもの？
- 電子契約はデータ上で契約を結ぶもの
- 電子契約が可能な契約形態
電子契約のメリットとデメリット
原本管理とは
電子契約の原本管理ならお任せください

電子契約とはどのようなもの？

電子契約は紙ベースの契約書ではなく、インターネットなどの通信回線で契約内容の合意成立をするものです。その内容を説明します。

電子契約はデータ上で契約を結ぶもの

電子契約は紙ベースの契約書のかわりにPDFなどの電子ファイル形式の契約書をやり取りするものです。電子契約サービスを提供する会社のシステムを介して契約の締結が可能になります。

電子ファイルはコピーや改ざんが可能なので、そのオリジナリティが保証されること、契約者が署名していることを証明する必要があります。そこで、電子署名やタイムスタンプを使って契約が成立することを証明する仕組みとなっています。

電子契約をする流れは次のようになります。

・PDFなどの電子契約データを作成し、システムを使って相手先に送信する

・電子契約データを受け取った相手先は電子契約システムにより内容を確認し、合意すれば電子署名を行う

・この時点で契約締結が成立する

・契約者は電子契約書を保管、管理する

電子契約が可能な契約形態

電子契約は請負契約のほかに売買契約や業務委託契約などがあります。契約の電子化が認められているのは、次の契約形態です。

・請負契約書

・売買契約書

・業務委託契約書

・賃貸借契約書

・秘密保持契約書

・代理店契約書

・保証契約書

・発注書、発注請書

一方で次のような契約形態は、文書化が義務付けられています。

・定期借地契約書

・定期建物賃貸借契約書

・宅地建物売買等の媒介契約書

・宅地建物売買等契約における重要事項説明書

電子契約のメリットとデメリット

電子契約は紙ベースの契約書のように印刷・製本といった手間がかかりません。そのほかメリットが多い反面、デメリットもあるのでご紹介します。

メリット① 業務効率化とコスト削減

電子契約には印刷や製本、配送といった手間が不要です。さらに相手先からの配送を待つ時間もかからないため、契約締結がスムーズに行えます。相手先での製本ミスや押印忘れ、収入印紙の貼り忘れなどによる時間ロスもなくなります。

また印刷代や製本代、郵送費用などのコスト削減ができるのも、電子契約のメリットとなります。

メリット② 印紙税の削減

契約件数が多い場合にはもっとも大きなメリットとなるのが、印紙税の削減です。紙ベースの契約文書と異なり、電子文書は課税対象となりません。

これは印紙税法第２条において、20項目の（書面による）文書作成に印紙税を課すとあるためです。ここに電子文書が含まれていないこと、文書を「作成しない」ことが課税対象にならないと考えられます。

さらに国税庁のサイトでも、電子文書は課税文書を作成したことにならず、印紙税の課税原因は発生しないものと考える、とあります。

デメリット取引先への依頼が必要

電子契約をするためには、取引先の同意を得なければなりませんが、まだまだ紙での契約締結を望む企業が多いのが現状です。電子契約の業務フローや承認フローが確立されておらず、かえって社内の確認・調整に手間がかかる事や、ハンコに対する信頼感の大きさ(電子署名に対してまだ懐疑的)から、難色を示されたり拒否される事も多いようです。

また、取引先の契約件数が少ない場合、費用対効果のメリットが得られない可能性があります。さらに社内での業務フローも変更するため、電子契約システムの導入への同意が得られないケースがある点はデメリットと言えます。