Vol.44 法務管理のリーガルテック導入に向けて、契約書の管理体制を今こそ見直そう：企業法務のDX推進を考える

2021年9月にデジタル庁が発足し、コロナ禍によってビジネススタイルが大きく変化する中で、日本企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）推進がますます重要視されています。

DXについては定義が様々ですが、2018年に経済産業省が発表したデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進するためのガイドライン」によると

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」

とされています。

その中でも経済産業省が注目している分野の一つがリーガルテックです。

リーガルテックとは何か？：日本の企業法務でリーガルテック導入が必要とされる理由

「リーガルテック」とは「リーガル（法律）×テクノロジー」のこと。

アメリカではeディスカバリー（電子情報開示）などを中心に普及したリーガルテックですが、ハンコと紙による法務管理が当たり前だった日本ではなかなか浸透しない考え方でした。

しかし、2019年11月に「国際競争力強化に向けた日本企業の法務機能の在り方研究会報告書」が発表されたように、日本企業の法務機能を強化するために人材に頼らないリソース確保、つまりリーガルテックの活用を行うべき、という指針を国はすでに打ち出しています。

少子高齢化によって今後、労働人口はどんどん不足し、法務領域の人材不足はますます深刻化していく見込みです。

そのためこれまでIT化が遅れていた法務領域のDX化が急務となったのです。

リーガルテックは大きく分けて、次のような分野に分かれます。

そのうち、多くの企業が最初に導入を検討するのは、契約書関連のDX化です。とりわけ、電子契約や契約書管理・契約書の自動レビューのシステムを利用したいと考える企業が増えています。

その第一歩として電子契約書の利用率が高まる中で、旧来からの紙の契約書保管をどのようにすべきか、頭を悩ませる企業法務担当者が急増しています。

紙ベースの契約を完全になくすことができない状況の中で、電子契約も併用することにより、法務責任者の作業コストがますます煩雑になってしまっているのです。

そもそも契約業務の作業フローは次のようになっています。

リーガルテックが関わってくるのは、主に②以降のプロセスであり、特に法務の果たす役割が大きいのが一般的に②・③の部分といえるでしょう。

②でドラフトを作る際には、過去の契約書を参考にするケースが多く、したがって契約書の適切な管理を行うことによって法務の作業効率が上がると考えられます。

では、電子と紙を併用しながら効率を高めるためにはどのような契約書管理を行えばいいのでしょうか？

当社では、契約書管理にお困りのお客様に紙と電子両方ともを一元管理できるシステムをご提供しています。

締結された契約書の情報をWEBシステム「BUNTAN」でデータベース化することで、過去の契約書を検索したり期限管理したりできるだけではなく、紙の契約書原本の保管から廃棄にいたるライフサイクルやPDFなどの電子データまでまとめて管理を任せてしまえるのが当社サービスの強みです。

時間も人手もかかる台帳化やPDF化といった事務作業も全て代行できますので、締結後の契約書をただ「丸投げ」するだけで、万全な管理が実現できてしまうので、多数の契約書を抱える企業様からは大変お喜び頂いております。

リーガルテックを提供している企業のうち、以下のサービスとの提携も行っておりますので、これから法務の電子化を進めたい企業様に最適な管理方法をご提案させて頂きます。

もちろん契約書管理を外部に任せるのは、コスト面だけではなくセキュリティが心配だという方も多数いらっしゃいます。

当社のシステムでは、紙の契約書原本を1件単位でバーコード管理を行い、セキュリティ面でも安心してお使い頂けるようにしております。ご不安な点があればぜひ遠慮なくお尋ね下さい。

ホームページでも様々な導入事例をご紹介しております。

「自社とSRIの契約書管理が合うのかが分からない」

「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」

といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。

など、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。