Vol.49情報流出リスクの対策と企業法務：リスクヘッジとしての電子契約書とは

NSなどを通じて不特定多数の人が企業の情報を目にしやすい昨今、発信力を強化していきたい企業が増えています。商品やサービスの認知を高め、自社の影響力を強化できるというメリットがある反面、炎上トラブルに巻き込まれるケースも少なくありません。

そのような情勢下において、本来はクローズドな情報である企業間取引や社内運営に関する情報も、何かのトラブル外部流出するリスクも想定されます。

情報化社会の中であらためて問われる企業の在り方やトラブル対応について、今回は企業法務の観点から解説します。

企業法務とトラブルリスク：企業法務の役割とは
企業法務が行う具体的な業務内容とは
少人数企業における企業法務の優先順位
電子契約の重要性：企業法務との関連性

企業法務とトラブルリスク：企業法務の役割とは

企業で生じるトラブルの大半は、人間の感情に由来するものです。さまざまな言葉の捉え方や認識のすれ違いに加え、互いの損得勘定がからみあうことで、小さな誤解が大きなトラブルを引き起こします。

企業とSNSに共通するのは、多様な人が集まる場であるということです。人は感情の生き物だからこそ、トラブルを回避するためには感情に左右されないルールを設ける必要があります。

「トラブルは基本起きるもの」という前提に立ち、企業法務の仕組みを整備している企業ほど問題が生じるリスクをへらすことが出来ます。逆に「トラブルは起きないもの」という性善説の考え方に基づいて企業法務の仕組みを作っていない企業だと、小さな火種にも対応が出来ず、トラブルを余計に悪化させてしまいます。

企業法務が行う具体的な業務内容とは

企業法務とは、企業における法律事務全般を指します。企業法務を担う部署は主に以下のような業務を中心に行っています。

ビジネスがうまくいく様に法的観点から貢献する（攻めの法務）
法的リスクや信用毀損から守る（守りの法務）

具体的には、次の4つの業務領域に分かれます。

売買契約や秘密保持、業務委託契約などの文章を確認する契約法務
社内向けに情報管理や情報の外部流出リスク対策を行うコンプライアンス法務
企業間取引のトラブルや個人顧客の悪質クレームなどの裁判を担当する訴訟対応法務
取締役会、株主総会、子会社の設立など会社全体の運営を担う組織法務

SNSなどを通じて個人が自由に発信出来る時代だからこそ、自社の権利や利益を守るために攻めと守り両面において法務部門の重要度が高まっています。

また、企業ブランディングの観点からも、企業法務の体制があると安心です。企業のあり方を内外に打ち出していく際、たとえばメッセージの言葉選びや発信媒体の選定まで、企業法務のチェックを受けておけば不要なトラブルを回避できます。

少人数企業における企業法務の優先順位

企業法務の業務はいずれも重要ですが、これから法務部門を設立するスタートアップ企業のようなケースでは、ある程度優先順位を付けながら整備していくことになるでしょう。

どんなに小規模な会社でも、最初に徹底しておきたいのは契約書まわりの法務です。顧客対応に加えて、企業の規模が拡大していくと、人材採用時や労務管理など多様な契約書を取り扱うことになります。そういった書面の確認や見直しを行う企業法務は組織が拡大期を迎える前に必ず整備しておくべきでしょう。

合わせて、コンプライアンス法務も徹底すべきです。重大なトラブル一つであらゆる取引が停止するリスクを考えると、売上アップの努力と同じくらい重要なことがわかります。

SNSの普及によって個人情報流出のリスクが高まる中で、機密情報の流出やバイトテロのような社内トラブルに対してできる限りの予防策を打つべきです。

社内教育の徹底は元より、個人情報保護のためのルールを社内に浸透させることが望まれます。

電子契約の重要性：企業法務との関連性

個人情報保護の観点からも、近年では電子契約を導入する企業が増えています。その理由としては、以下のような電子契約の特徴が挙げられます。

・サーバー上で契約書の保管ができるため、原本の流出リスクがない
・インターネット上で完結できるため、郵送中の事故も生じない
・認証機能のついている電子印鑑であれば偽造対策になる

さらに収入印紙も不要なため、コスト面でもメリットがあります。電子契約のニーズは今後より高まっていくでしょう。

とはいえ企業法務において全ての契約書を電子に変えるのは不可能です。当面の間は、紙の契約書と電子契約書を合わせて保管・管理していく必要があります。そのため契約書管理が余計に煩雑になったと悩む法務担当者も増えています。

当社では、そういった企業の法務担当者様に対して、現場に即した契約書管理の手法をご提供してまいりました。ホームページでは様々な導入事例をご紹介しておりますが、

「自社の契約書管理を適正化・効率化したい」
「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」

といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。