機密情報を管理する上で重要なポイントは、いかなる状況においても情報資産を保護し適切な情報セキュリティ対策を行う事でしょう。それこそ天災や大きな社会変化など、予期しえないトラブルに対しても、できる限り事前に備えておく必要があります。

近年では、紙媒体と電子媒体の両方を文書管理する必要がある企業が多く、従来の文書管理体制を見直す必要に迫られている企業が増えています。

しかし、そういった場合管理体制が複雑になりやすく、自社内で運用しきれない企業が外部の業者に文書管理をアウトソーシングする事例が増えています。情報セキュリティ対策の重要なポイントを確認しつつ、文書管理をアウトソーシングするメリットについて解説します。

企業の自衛としての情報セキュリティ対策

情報セキュリティを考える場合、どのようなリスクがあるのかをまず事前に洗い出しておく必要があります。総務省が運営する「国民のための情報セキュリティサイト」によると、組織や企業に起こる情報セキュリティ上のリスクには主に下記5つが考えられます。

• 機密情報の漏洩
• 個人情報の流出
• ホームページの改ざん
• システムの停止
• ウイルスへの感染

文書の数が増えれば、関わる人の数も自ずと増えます。その上、書類ごとに異なる保存期間や廃棄タイミングなど管理すべき情報量も年々増えていくため、セキュリティリスクを対策しつつ、使いやすい管理体制を築くのは非常に困難です。

機密情報の紛失や漏洩、サイバー攻撃による個人情報の流出など、どれだけ対策をしているつもりでもヒューマンエラーやシステム不備によるセキュリティの穴は生じてしまうもの。たとえば、2020年の法人組織のセキュリティ動向調査によると、情報セキュリティの事故を起こした組織や企業の平均損害額は約1億4800万円とされています。

国内の法人組織の8割以上が何らかのセキュリティインシデントを経験しているというデータもあり、どの企業にとっても他人事とは言えない状態といえるでしょう。

情報セキュリティに対する社会の目は年々厳しくなっており、万が一トラブルが起きた際は、取引先や顧客からの信用が大きく損なわれることは間違いありません。

機密文書の管理を専門業者にアウトソーシングするメリット

情報セキュリティの重要性をいくら認識しても、的確な対策を実践できる企業はまだまだ少ないのが現状です。

当然ながらそれぞれの企業には本業があります。文書管理のプロセス自体が売上や利益を生むわけではないため、実際にインシデントが起こるまではその重要性を本当の意味で重視した運用をすることは非常に難しいのです。

近年では、管理体制の容易さや、劣化・紛失リスクなど様々な利点から電子文書が評価されており、徐々に導入が進んでいます。しかし、これまで紙文書のみを扱ってきた現場にいざ電子文書の管理も任せると、多くの場合、効率化どころか業務負担を増やすだけになってしまいます。

外部の文書管理専門業者にアウトソーシングした場合、

• 自社の本業に専念できる
• 電子文書と紙の文書を併用した機密文書管理にも豊富なノウハウを蓄積している
• 外部のプロの視点から現場の運用方法を見直し、より効率的な方法をご提案できる

と言ったメリットがあります。もちろん情報セキュリティに対して万全の体制を敷いている業者を選定する必要はありますが、自社運用よりも優れたコストパフォーマンスでより効率的かつ安全な文書管理が行えるケースがほとんどです。

文書管理一筋のプロフェッショナルである当社からのご提案

当社では1996年から文書管理一筋、様々な規模や業種の企業様に対して文書管理のご提案をしてまいりました。

プライバシーマークやISO9001（品質保証と顧客満足の向上）、ISO27001（情報セキュリティ対策の確立）を取得し、電子文書の管理も含めて、文書管理のセキュリティと現場の運用しやすさの両立を実現させるサービスをご提案しています。

機密文書や契約書など様々な書類の管理や保管、廃棄に至るまで、自社で行うには手間がかかる一連のプロセスを全て実績豊富なプロに任せてみませんか？

まずは現状の文書管理に関するお悩みやご心配をぜひ気軽にお聞かせ頂ければと存じます。これまで当社で手掛けてきた実例を踏まえて、最適なご提案をさせていただきます。