契約書の作成やレビューはもちろんのこと、コーポレートガバナンスや訴訟リスクへの対応など多岐にわたる業務を担う企業法務。

これから企業法務の部署を新たに設立する企業、あるいは企業法務のやり方を見直したい企業にとっては、法務部門の雑多な業務をいかに効率化する仕組みを構築できるかが大きな課題でしょう。

今回は、企業法務を円滑に回す仕組みとして、業務フローの作成・再編について解説します。

企業法務における業務フロー整備の重要性とは

企業法務の特徴として、他部署とのやり取りが非常に多く、かつイレギュラー対応も頻発することが挙げられます。そのため、法務部門の業務を仕組み化しておかないと、法務相談の取りこぼしや対応の遅れにつながります。

一つの法務案件の見逃しが、会社全体の事業の停滞や大きな損失を生むケースも珍しくありません。

大きな企業であれば、企業法務の部署には複数人の社員が在籍しているため、担当者間の情報共有も不可欠です。また、現時点では仮に法務担当者が一人しかいない小規模な組織であっても、事業の拡大に伴って法務部門の増員はいずれ必要でしょう。

したがって、組織の規模を問わず、企業法務部門の業務フローは早期に作成することをおすすめします。

企業法務における業務フロー作成のポイント

企業法務における業務フロー作成のポイントは、主に以下の４点です。

1. 法務の窓口を一本化しておく
2. ステータスの把握と管理を徹底する
3. ヒアリング事項のフォーマットを用意する
4. 過去の法務案件が検索しやすい体制を作る

それぞれ詳しく解説していきます。

1. 法務の窓口を一本化しておく

大きな企業であれば、部署によってメールやチャットなど主に使用するコミュニケーションツールが異なる場合もあるでしょう。しかし、法務へのアクセス方法が何通りもあると、案件を見逃すリスクが増加します。そのため、法務への問い合わせや対応依頼は、全て窓口を１つだけに限定するほうが効率的です。

2. ステータスの把握と管理を徹底する

企業法務の業務は、しばしば複数の案件が同時並行します。そのため、案件ごとに「未着手」「現在確認中」「回答完了」「先方チェック中」「双方合意」「契約稟議申請中」「押印済」「双方押印・原本回収」など、実態に即したステータスを把握し、管理しておく必要があります。

進捗の情報を適宜更新し、部署内で共有できるシステムを導入しておくと、契約書管理の負担を軽減できます。

3. ヒアリング事項のフォーマットを用意する

企業法務の部署に複数名在籍している場合は、担当者ごとで対応品質が変わらないよう、マニュアルを用意しておくとよいでしょう。特に、契約書作成の際に必要なヒアリング項目はあらかじめフォーマットを用意しておけば、情報の抜け漏れを防ぎ、契約書不備による二度手間を防止できます。

4. 過去の法務案件が検索しやすい体制を作る

企業法務の場合、過去案件を検索しやすいようにしておくことも非常に重要です。昨今では、紙媒体の契約書と電子契約書が混在していることが多く、過去案件を管理しきれていないケースが増えています。類似の法務案件を検索できれば、余計な人員コストを削減できるため、検索が容易なデータベースの整備は早期に行うべきでしょう。

企業法務における理想の文書管理とは？：紙と電子の併用管理

企業法務の業務フロー作成の４つのポイントのなかで、組織として適切なシステムの導入が求められるのが２と４です。最近では、紙媒体と電子媒体の両方を管理し、セキュリティを担保しながらもステータス管理や過去案件の検索も行う必要があり、文書管理の難易度が高まっています。

そこで当社がおすすめしているのが、紙と電子どちらにも対応している現場の運用に即した文書管理システムのコンサルティングです。

私どもSRIでは長年文書管理一筋で幅広い業種の現場に対応してきた実績から、文書管理に関するご相談を頂いた際には、システムの説明だけではなく、具体的な文書管理の運用方法についてもトータルでコンサルティングを実施しております。弊社のホームページでは様々な事例をご紹介しておりますが、

「自行とSRIの文書管理が合うのかが分からない」

「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」

といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。

• 業務効率化やガバナンス強化のため、支店や倉庫含めた全体の契約書サイクルを見直したい
• 文書管理を見直そうという動きが出ているが、どんな方法や管理システムがあるのか知りたい

など、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。