企業法務の中でも特に高度なスキルを要する国際法務。海外との国際取引や外国への市場拡大をチャンスと捉える企業が増えていることから、国際法務ができる人材の需要は非常に高まっています。

しかし、国際法務が必要になるということは、英語や諸外国語の契約書や各種文書の管理もタスクに加わるということです。そのため、もともと煩雑な文書管理がさらに複雑化する傾向があります。

国際法務の業務内容やその重要性をふまえながら、これからの文書管理の課題を解説します。

国際法務とは何なのか？

国際法務とは、企業の海外進出や国際取引を行う際に、海外の法律や税制度、会計基準、会社設立手続など海外のルールに対応するための法的なサポート業務です。

近年は、日本市場の縮小に伴い、海外の企業とM＆Aを行ったり、税率の低い海外諸国に進出したりする企業が増えています。

ジェトロの2020年度「日本企業の海外事業展開に関するアンケート調査」によると、コロナ禍の影響を受けて、これから3年間での海外進出を図る企業の割合は大きく減少したものの、「今後、新たに進出したい」と長期視点で海外市場を視野に入れている企業はほとんど減っていない状態です。

したがって、コロナ禍の影響によって数年間は規模の縮小が見込まれるとはいえ、国際法務のニーズは長期視点では今後も高まっていくと考えられます。

国際法務と外資系企業の法務担当との違い

国際法務は、しばしば外資系企業の法務担当と同一視されがちですが、実態は大きく異なります。

外資系企業の場合、資本は海外であっても国内で事業を展開するのであれば、日本国内の法律知識だけで事足ります。ところが国際法務の場合、進出先の国の法律や商慣習などの文化まで広く理解しておく必要があるのです。それこそ、中国とアメリカとでは、法律も習慣も何もかも異なるため、それぞれの国に精通しておく必要があります。

そのため、法律の知識や言語力に加えて、国際法務を担う人には対象となる国の法務の実務実績があると望ましいとされています。

具体的な業務内容

国際法務の仕事は大別して、社外向け業務と社内向け業務に区分できます。社外向け業務としては、たとえば以下のような内容が挙げられます。

• 取引相手との交渉
• 相手国の言語での契約書作成
• 取引に必要な法律や手続きの確認
• 国際紛争・訴訟への対処

海外に拠点がない国際取引の場合であれば、商品の販売や発送、決済方法などを諸外国のルールに照らし合わせながらやり取りする必要があります。

社内向け業務の具体例としては、法にのっとった海外進出計画の作成や海外人材の雇用プランの策定などが考えられます。海外企業とのM＆Aや事業譲渡などを行う場合には担当者や関連部署への説明も必要です

国際法務による文書管理コストの増大

国際法務を行うと、文書管理コストとは2倍以上にふくれあがります。なぜなら、多言語の文書を管理する必要がある上、文書の保管期限なども国によって異なるからです。

したがって、国際法務をこれから行う予定がある企業は、事前に文書管理の運用ルールを整備しておく必要があります。文書管理の対象となるドキュメントの中には、法務関係以外の書類も含まれるため、部署を横断したやり取りも欠かせません。

さらに、最近では電子契約書をはじめとする書類の電子化も進んでいるため、数年先を見据えた現場の運用体制を構築していく必要があります。ところが、残念ながら文書管理は「転ばぬ先の杖」的な存在のため、対処が後回しにされがちな傾向にあります。

その結果、どんどん運用体制が複雑化してしまい、いざ文書管理に手を付けようという段階で非常にコストがかさんでしまうのです。そういった事態を防ぐためにも、事前のリスクヘッジとして早めに文書管理の体制を見直すことを当社ではおすすめしております。

私どもSRIは機密文書管理に特化した専門会社として、1996年から文書管理一筋でサービスを提供して参りました。単なるシステム導入に終わらず、電子・紙両方を併用した文書管理の運用方法のコンサルティングや導入後のサポート体制を強みとしております。

弊社のホームページでも様々な企業様の導入実績をご紹介しておりますが、様々な現場の運用に即したサービスのご提案や導入実績がございます。

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