近年流行した新型コロナウイルスの感染防止対策として取られたリモートワークの試みが今は広く定着し、そのままリモートワークを継続している企業が多く見られています。

リモートワークで出勤時間の短縮化によるワークライフバランスの取りやすさや、業務効率の改善、家事育児などの負担を軽減させるなどの効果により人々の生活がガラリと変わりました。

働く人の生活が変わったのと同様、企業でも変わったことが多くあります。この記事ではリモートワークがもたらした変化や進む文書管理について記載していきます。

仮想オフィス（バーチャルオフィスツール）の導入

リモートワークには多くのメリットがありますが、反面、他社員とのコミュニケーションが取りづらく各社員が行っている仕事の進捗状況などが見えないことがネックとなります。その問題を改善するために注目されているのが仮想オフィス（バーチャルオフィスツール）です。

仮想オフィス（バーチャルオフィスツール）はWeb上にある仮想（バーチャル）オフィスにより、離れた場所にいる人々が同じ空間にいるように感じさせることのできるツールです。アバターが表示されたり好きな空間に移動したりすることができます。

仮想オフィス（バーチャルオフィスツール）の メリット

仮想オフィス（バーチャルオフィスツール）のメリットでは下記の3つが挙げられます。

• 他社員の状況が分かる
• 作業効率の向上が期待できる
• コミュニケーションが気軽にとれる

仮想オフィスでは、社員が出勤しているのかどうかや、今の業務中のステータスなどを見ることができます。重要な作業をするときには話しかけないでほしかったり、休憩をとっているなど他者の状態を把握することが簡単になります。

また、作業効率の向上が期待できます。リモートワークではSlackやChatworkでコミュニケーションをとる企業が多くありますが、相談などをする際に会話したい場合も多いでしょう。しかしこれらのツールでは相手側の状況を確認する必要があります。そういったことを気にせずとも気軽に相談ができるように仮想オフィスを取り入れる企業が増えています。

メリットの3つ目に、コミュニケーションが気軽に取れる点が挙げられます。1人で黙々と作業を行っていると気がめいってしまう状況に陥った人は多いのではないでしょうか。仮想オフィスを使うことで相手のステータスが確認でき、気分転換の雑談を行うこともできます。

仮想オフィス（バーチャルオフィスツール）のデメリット

反対にデメリットとしては下記が挙げられます。

• 慣れるまで時間がかかる
• 監視されていると受け取る人もいる

デメリットの1つ目としては慣れるまで時間がかかることです。仮想オフィスの多くはリモートワークが普及したコロナ禍以降にできたものや取り入れたサービスが多いため、使用しながら使い勝手を確かめている利用者が多いでしょう。ツールにより使用方法なども違って来るため、浸透するまでにも時間がかかります。

デメリットの2つ目としては監視されている気分になってしまうことです。厳しい会社などでは休憩や離席の時間の長さを確認していることもあるかもしれません。仮想オフィスは自分のステータスの変更ができて他人が自分の現在の状況を把握できますが、それが監視されていると感じる人もいます。

コロナによるオフィスの移転と文書管理

リモートワークが普及したことで会社オフィスのあり方も変わってきています。リモートワークに移行した多くの企業が今までオフィスで行ってきたことを別の場所でできるようにしてきたことで、出勤して行うことも少なくなりオフィスを縮小、移転したり、さらには手放すといった企業も多く出ました。

リモートで行える作業が増えましたが、完全リモート化するためには企業もまだ多くの問題を抱えています。その一つに文書を紙から電子化することが挙げられます。

いまだ多くの企業はミーティングや各種申請に紙媒体を使っています。企業で取り扱う文書の中には機密情報などもあり、電子化するといってもセキュリティや情報の漏洩リスクなどを考えると簡単に行うことはできません。そのためわざわざ出社する必要があり、リモートワークに中々踏み切れないということもあるでしょう。

しかし、そういった紙ありきの業務を見直して文書削減と電子文書化を行うことでファイルやスペースの管理の手間をなくし、労働時間の短縮や生産性向上が可能になります。そのため文書管理という言葉に注目が集まっています。

もちろん企業にとって重要な情報が含まれる文書の電子化を外部に委託するのは不安だという方もいらっしゃると思います。

当社の文書削減コンサルティングでは、企業様に合わせた文書管理のご提案とサポートを行ってまいります。ご相談やご質問などがあれば気軽にご連絡ください。

ホームページでも様々な導入事例をご紹介しております。

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