文書にはさまざまな情報が記載されており、その中には非常に重要な「外部秘」の情報も少なくありません。
そのため、ほかの業務が忙しく文書管理を怠ると思いもしないミスを招いたり、情報漏洩が起きたり企業に大きな損失を出す恐れがあります。

そこで今回の記事では、安全な文書管理とその文書管理を成功させるためのポイントについて解説します。

Vol.33 文書の安全な管理について

安全な文書管理とは？

安全な文書管理とは、自社や顧客などの情報などさまざまな文書の管理を行うことです。
ただ書類を保管するだけではなく、文書の作成から文書のライフサイクルに沿って適切に管理します。

管理する文書には、人事・労務関係の書類や契約書、製品の仕様書などのビジネスデータなどがあります。
また、その文書は紙媒体だけとは限りません。
電子文書も含まれ、授業員が個人で管理する文書と企業全体で管理する共有文書の両方が対象です。

適切な文書管理ができていないと、文書を探す手間がかかってしまうのはもちろん、情報漏洩や重要な文書の喪失などの可能性が生まれてしまいます。

安全な文書管理の目的

現代の情報化社会において、膨大な情報をいかに効率的に管理するかは文書管理にかかっています。

また、守秘義務のある文書を保管するコンプライアンスの強化にも適切な文書管理が必要です。

セキュリティの強化

企業は法律や社会的な責任を負うため、機密情報や個人情報などの守秘義務のある文書を保管・保存しなければなりません。

万一、これらの文書が外部に流失してしまうと、企業の信頼が大きく失われるのはもちろん、損害賠償や営業停止などの処分を受ける可能性もあります。

このような事態を防ぐために、徹底した文書管理を行えば、セキュリティの強化につながります。文書の保管場所や利用者が明らかになるので、情報漏洩を防げます。

業務の効率化

徹底した文書管理により、業務効率の向上が期待できます。
文書管理が徹底されていないと、必要なときにすぐに見つけられずに無駄に時間がかかってしまいます。
仮に１日につき20分間書類を探していたとすると、年間ではおよそ80時間になります。

文書管理を徹底すれば、必要な書類を見つけるのが容易になるため、この時間が大幅に短縮されます。
また文書がすぐに見れることによって、業務を進める上で必要な情報やナレッジを従業員相互に共有し有効活用できます。

安全な文書管理を成功させるためのポイント

ここまでで、安全な文書管理の目的を見てきました。
では、安全な文書管理を成功させるためには、どのような点に気をつければいいのでしょうか？

適切な文書管理を行う環境を整え安全な文書管理を成功させるためには、以下のポイントを押さえることが大切です。

要点を押さえたルールの策定

文書管理に関するルールはもちろん必要です。
文書管理のルールを策定する際は、以下の3項目を必ず抑えましょう。

文書管理の対象

管理する文書、ルールがどこまで適用されるのかを明確に規定します。

文書の作成・保管・保存する文書の明確化

文書名やファイル名の命名、保管期限、場所などのルール策定やフォルダー設計および管理の権限設定を行います。

「保存」とは使用頻度が低いものを収納することで、「保管」とは使用頻度が高いものをいつでも取り出せるように管理することです。

文書と言っても、カタログや図面、契約書、計画書などさまざまあります。
法律や社内における文書の重要度、保管・保存すべき文書の明確化および複製物の取り扱いについて取り決めることで、効率的に文書を管理できます。

廃棄方法、罰則を規定する

文書の中には、法律で一定期間は廃棄できない書類があります。
期間が過ぎると処分できますが、廃棄方法を統一しておかないと情報漏れにつながる恐れがあります。

また、文書の管理方法に気を使いがちですが、廃棄方法も決めておくことが大切です。
保存期間が経過した後の廃棄方法、規定を破った場合の罰則のルール策定および規定の改正や廃止方法に関するルールを策定しておきましょう。

文書管理システムを導入する

情報のデジタル化が進むなか、電子文書で管理する企業も増えています。
また、ペーパーレス化により、紙文書から電子文書へ切り替える企業が増えています。
紙文書を電子化する場合は、文書管理システムを導入しましょう。
デジタル技術で文書を管理する文書管理システムを導入することで、人為的ミスによる文書の更新漏れや紛失などを防ぎ、適切な管理が容易になります。

システムを導入するには、コストやセキュリティの問題がつきものですが、導入によるメリットは少なくありません。
ただし、システムによって搭載機能が変わりますので、自社にあっているものを選びましょう。

まとめ

業務効率やセキュリティ強化に向けて、安全な文書管理に取り組む企業が増えています。
また、デジタル化がすすむ中、紙文書だけでなく電子文書の管理も必要です。

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また、電子化する前のファイリング、電子化作業中の書類検索・オンデマンド電送対応、電子化作業後の紙文書（原本）の保管や機密抹消処理まで情報管理センター内でフルサポートできるため、多くの企業からご支持をいただいております。
電子文書の保管方法にお悩みの企業様はぜひ一度SRIにご相談ください。