近年電子契約がどこでも使用されるようになり、申請や契約などがインターネット上でできるなど非常に簡単になりました。しかし電子で行う契約など、データの保存について電子帳簿保存法という法律があることをご存じでしょうか？

2022年1月、電子帳簿保存法が改正されたニュースが報じられました。電子保存は便利な反面守らなければいけないルールが定められていますので、すでに電子保存を導入している方も、これから導入しようと考えている方もぜひ改正点を確認してください。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、税法で保存が義務付けられている帳簿や決算書、請求書などの帳簿や書類を電子データ化して保存するためのルールを定めた法律です。

従来紙でしか認められなかった文書の保存を電子でも可能にすることで業務の効率化や管理の負担軽減、紙の使用を減らしコストの削減などが見込めます。またコロナによるリモート化により近年急速に書類の電子化が進んでいます。

電子帳簿保存法の対象書類

電子帳簿保存法の主な保存方法は「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」、「電子取引」の3種類に分けられています。適用内容は下記の通りです。

• 電子帳簿等保存・・・会計ソフトなどPCで作成された帳簿や書類をデータとして保存
• スキャナ保存・・・紙の書類をスキャナなどで読み取り画像データで保存
• 電子取引・・・インターネットや電子メールなどからダウンロードした取引情報をデータで保存

電子帳簿保存法の変更点は？

電子帳簿保存法は1998年に施行され、度々改正されています。ここでは2022年1月に改正された電子帳簿保存法の主な変更点について記載します。さらに詳しく確認したい方は国税庁のパンフレットをご確認ください。

税務署長の事前承認制度廃止

今まで文書を電子保存するためには電子データ保存を開始する3ヶ月前までに税務署に申請し、税務署長の事前の承認が必要でした。しかしこの手続きでは提出書類が多く、手間のかかるものであったため、事業者の負担軽減のため税務署長の事前承認の廃止が行われました。

申告漏れ、不正に関する措置の整備

電子データで保存される帳簿などについて、申告漏れや不正があった場合の措置が整備されました。

• 特定の条件を満たしている電子データ保存者の申告漏れがあった場合、過少申告加算税が5%軽減
• 電子データに関して隠ぺいおよび改ざんなどを行った事実が発見された場合、重加算税が10%加重

タイムスタンプ要件緩和

電子データの保存では真実性の確保、つまりいつデータ保存を行ったのかを証明する必要があり、タイムスタンプの付与が義務化されています。しかしこのタイムスタンプもまた事業者にとって多大な手間とコストがかかるという点から、下記が担保できるのであればタイムスタンプが不要になりました。

• 訂正または削除が行われた場合にその内容や履歴が確認できること
• 訂正または削除ができないクラウド等で使用する

検索要件の緩和

電子帳簿保存法では電子データの検索ができる機能を有している必要があります。今回の法改正により検索条件で「取引年月日」「取引金額」「取引先」が検索できれば要件を満たすようになりました。税務署に電子データの情報開示を求められ応じる場合はこの条件も不要になる場合があります。

その他の保存要件とは

電子帳簿保存では保存要件といい、電子で保存していく上で法律で決められた内容があります。先述した変更点以外の保存要件の項目について記載していきます。

保存期間

電子データの保存では紙書類と同様に一定期間の保存義務を求められます。電子帳簿保存で許可される書類も7年間納税地で保存する義務があり、クラウドサービスなどを利用するシステムではすぐにアクセス可能であれば、海外など遠方のサーバーに保管されていても問題ありません。

マニュアルの備え付け

電子帳簿保存法ではどの書類をどういった方法で電子データ化するかといった概要が記載された書類を用意する必要があります。簡単にいうと電子契約のデータ化で使用するサービスの概要や使用方法を記載したマニュアルのことをいい、どういった方法で管理しているかを明らかにするために必要とされます。

見読可能性を確保する

見読可能性は、電子データを保存する場所などですぐに電子データをPCなどの画面またはプリンターで印刷して書面で確認することができるようにしておき、必要になったときにすぐに確認できることが求められています。電子でも書類でも文字がつぶれて内容が不鮮明である場合要件に適さないので注意しましょう。

電子帳簿保存法と文書管理の関係性

近年コロナの影響によるクラウド化が進み、企業でも紙書類で管理しているものを電子化するという動きが活発化してきており、文書管理に対して注目が高まっています。

電子化をしたいが電子帳簿保存法がよく分からない、何をしていいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。そんな方はぜひ弊社へご相談ください。文書管理に関して多数の企業様へ文書管理の見直し、提案を行っております。

ホームページでも様々な導入事例をご紹介しております。

「自社とSRIの文書管理が合うのかが分からない」
「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」

といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。

・業務効率化やガバナンス強化のため、営業店や倉庫含めた全体の文書サイクルを見直したい
・文書管理見直しの話が出ているが、電子帳簿保存法に対応する方法や管理システムがあるのか知りたい

など、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。