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契約書管理システムの導入は進んでいるでしょうか？2022年7月に発表されたニュースでは契約書管理サービスにAIが活用されるようになりました。こういった金融系のサービスでもIT技術は活用され進化しています。この記事ではまだ契約書管理システムを導入していない企業様にとってシステムを導入する必要性についてご紹介します。
目次
契約書管理とは
契約書管理とは、企業間取引における契約やそれに付随する書類を管理することをいい、契約締結時に決められた契約書の内容に沿った業務を適切に行うことが求められ、文書管理とも呼ばれます。
契約書管理システムとは
契約書管理システムは契約書を一元管理したり、契約書の作成、内容の確認などを行えるシステムのことを言います。取引の際に発生する契約書の管理は企業や部署などによって負担は様々ですが、契約書の確認や保存については保管やそれに伴う人件費など多くのコストがかかっていました。膨大な書類の管理が従来よりも簡単になることや契約書の電子データ化の法律が拡充してきたことから導入する企業が増えており、管理業務の効率化やリスクマネジメントを行うことができます。
契約書管理の必要性
契約書管理はなぜ必要なのでしょうか。ここでは契約書管理が必要とされる理由についてご紹介します。
リスクマネジメント
契約書には取引先との契約が詳細に記載されています。もし契約違反などがある場合、契約書によって対処する必要がありますが、その際には迅速に契約書を用意する必要があります。そんな有事の際に「どこにデータや原本があるのか分からない」といった自体になると会社的損失につながることがあります。
また、契約書が管理されていないと「書き方が人によって違う」「記入ミス、漏れがある」など契約書の形式や、「契約期日が過ぎている」「期間内に破棄をしてしまう」「書類の不正な持ち出しや紛失」など保管やセキュリティに関する面でも様々なリスクがおこることが考えられます。契約書の適切な管理をすることでこのリスクを抑えることができます。
情報共有がスムーズになる
多くの企業がExcelなどを使用して台帳で契約書を管理しています。この方法は一部の限られた範囲内では有効に活用されますが、他とは連携されないことが多く、共有されるのは情報のみということもあります。最新の情報や規定のルールなどが決められていないと正しい情報が十分に共有されず認識齟齬が生まれますが、データを一元管理することで必要な時に必要な情報を確認することができます。
契約書管理を導入する前のポイント
契約書管理を行うと決めても何から始め、何をするべきなのでしょうか。ここでは契約書管理を導入する前に行うべきことをご紹介します。
管理部門と担当者の選定
もし現在部署ごとや担当ごとに契約書の管理を独自で行っている場合、契約書管理を導入することですべての契約書を一元管理することが可能です。その際は契約書管理をどの部門で管理するのか、担当者は誰なのかを決めましょう。企業により管理が最適な部門は変わってきますのでどこが最適かを見極める必要があります。
既存の契約書原本の収集や台帳の見直し
管理する部門が決まったら、すでに保存してある契約書原本を棚卸するために収集し、契約書管理台帳の見直しまたは新規作成を行います。契約書管理台帳とは契約書の保管のために一覧化したものです。管理しやすいように、もし複数ある場合は項目や内容の見直しをおこないましょう。
管理におけるルールの策定
管理する部門や担当者が決まったらどのように契約書を取り扱っていくのかルールを決めましょう。このルールは管理者だけでなく契約書を作成、閲覧する関係者全員に共通して守るべきものです。策定することにより契約書の管理がスムーズに行えるようになります。
契約書管理を適切に行う
契約書の管理は適切な方法で管理される必要があります。契約書管理をおこなうことにより業務効率の向上やコスト削減などのメリットがあり、企業間、社内の両方で契約に関するトラブルなどのリスク回避が可能になります。契約書管理のさらなる効率化を目指すのであれば、契約書管理システムの導入を検討してみてください。SRIでも契約書管理サービスをご提供しております。
特に金融業界の契約書管理はルールが厳しいこともあり社内ルール上使用ができない、機能的に合うシステムが見つからない、などがあればお気軽にSRIにご相談ください。アドバイスからマネジメントまで広く承っております。
ホームページでも様々な導入事例をご紹介しております。
「自社とSRIの文書管理が合うのかが分からない」
「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」
といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。
- 業務効率化やガバナンス強化のため、営業店や倉庫含めた全体の文書サイクルを見直したい
- 文書管理導入の話が出ているが、どんな方法や管理システムがあるのか知りたい
など、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。
