Vol.16 ちょっとこわ～い話書類のリスク管理 | カエルコンサルの文書管理のミニ知識

今回はちょっとこわ～いお話。書類のリスク管理についてお話しするよ！
情報セキュリティはコンピュータだけじゃないって知ってたケロ？
紙の文書も忘れずにね♪

情報セキュリティといえば、コンピュータへの不正アクセスや電子データの外部漏洩防止を思いつきますが、紙の状態の書類についても考えなければなりません。

重要書類と、通常の書類が混在していると、書類整理の時に、誤って重要書類まで廃棄してしまう可能性が高くなるよね。

これを防止するには、日常から書類の整理・整頓を心がけることが一番重要！なんだ！

建物や書類の保管庫を整備することが大切だよ。

また、本社、工場、支店など、異なった地域にある場所で、互いに書類を持ち合えば、同時にその書類が使用できなくなることは、ほとんどなくなるけど、管理が大変になるよね。

専門の倉庫会社に委託保存することも考慮すべきなんだ。

機密書類を廃棄する場合、シュレッダーによる裁断もしくは、機密書類を再生紙として処理する会社への委託もあるよ。

盲点なのは、焼却場や、処理会社への運搬の途中で、トラックから落ちるケースがありますので業者選定には慎重に、ね！

最も問題となるのは、一般廃棄物としてゴミの集積場に出してしまうことだよ。

ゴミ袋が“どのオフィスから出たかは、容易にわかる”ので、悪意を持った人にとっては、情報の入手は簡単にできてしまうんだ。コワイね。

機密書類を持ち歩いていたときに置き忘れなどで紛失する場合もあるけれど、だれでも起こしそうなミスに、“ＦＡＸの宛先間違い”があるよ。

電話の場合は間違い電話としてすぐ気がつくけれど、ＦＡＸ番号の場合は書類を送ってしまった後でも気がつかないケースがあるんだ。

これらのリスクに対して、適切な対策をとることで、かなりの危険性を防止することができるよ。

しかし、内部の者による故意あるいは過失による書類の紛失・流出については、問題として残されるよね。

機密書類を鍵のかかるところに保管し、たとえ部内のものであっても、書類の利用に対し、制限を加えることが解決策とボクは思うんだ。

背筋が凍るお話しをしちゃったけど、参考になればうれしいケロ♪

紙の管理も情報セキュリティ対策の仲間に入れてあげてね！

またケロね♪

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