第8回 ファイルの使い方で「整理法」をカエル!

第8回 ファイルの使い方で「整理法」をカエル!

ほとんどの会社では9月で半期が終わったと思うケロ♪
そろそろ半年分の書類の整理をしようと思っている人も多いと思うケロ?
そんなときにきっと役立つファイル用具や方法を教えちゃうよ♪

ファイル用具のキ・ホ・ン

基本的なファイル用具は、大きく分けて2つあるよ!

•フォルダー式(個別フォルダー)

•簿冊式(フラットファイル、パイプファイル、バインダー)

 

この画像には alt 属性が指定されておらず、ファイル名は 201211-filling-tools.png です

ぼさつしき?という言葉は聞いたことがなくても、きっと見たり使ったりしたことがあると思うんだ。

かんたんな豆知識だから、一つ一つ解説していくケロ!

フォルダーってなあに?

フォルダーは中に収める書類をそのまま入れ、綴じ具などつけないものだよ。発生した書類は直ぐにファイルでき、用の済んだ書類は小まめに捨てることができるよ。

フォルダー式を用いたファイリング方法は、キャビネットなどにカードのように立てて並べる事から“バーティカル(垂直の、直立の)ファイリング”と言うんだ。 これは1892年にアメリカのローズノー博士という人が考案し、書類の探しやすさ、使いやすさ、捨てやすさ、持ち運びやすさ、整理しやすさなど、全てを満たす方法として翌年のシカゴ万博で好評を博して以降、120年経った今でも広く用いられているんだよ。

簿冊式ってなあに?

簿冊式は、書類に穴を開けて綴じこんでいくもので、綴じこむ作業が面倒なんだけど、順序が前後することがないので探しやすく、特に帳票やコンピュータのアウトプット用紙などの整理に適しているよ。

但し、綴じこむ作業の煩雑さが不要文書の対流を招きやすくするだけでなく、文書の私物化を助長する恐れもあるんだ。 また、厚さがあるので具体性を欠いた簿冊名(ラベリング)を付けると、検索性も悪く時間と労力を要す結果になりかねないんだ。 簿冊式で整理していたとある自治体が、バーティカルファイリングに切り替えたところ、保管庫が180台から107台に削減できたというケースが報告されているよ。

このように簿冊式は無駄な保管スペースを生む場合もある事から、前回紹介した「保存」に適したファイリングといえるんだ。 前回のお話はコチラ!ことばの豆知識!“保管”と“保存”の違いを知ってる?

カエルコンサルがオススメするファイル用具は?

ぼくはフォルダー式をよく使うよ!フォルダを使いファイルボックスできれいに並べると、簡単に書類を検索できて、いらない文書もすぐに捨てることができるんだ♪♪

活用中の文書はフォルダー式で、ひと段落したり終了したら簿冊式でというように“使い分けることが有効”だよ。

簿冊式は中の書類を細部に分けてフォルダーに入れることもできるので、用途に合わせて選んで、効果的に整理・整頓!ケロ♪

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