第10回 “業務効率がアップする”文具・備品の整理収納

第10回 “業務効率がアップする”文具・備品の整理収納

新年を清らかな気持ちで迎えた人も、年末は忙しくて手が回らなかった人も、
個人のデスクやオフィスの文具・備品の整理はできているかな?
今回は整理収納アドバイザーさんにお話を聞いてきたケロ♪

どこだろう?新しいボールペン

新しいボールペンや付箋、ノートなどの備品がほしいとき、すぐに見つけることができるケロ?

「たしかあの棚にあったはず……、あれ?」、「ちょっと誰かー、○○の場所知らない?」など、一度は見かけたことのある光景だよね。

今回はぼくカエルコンサルが、整理収納アドバイザーの菊地さんに備品庫の整理収納のコツを伺ってきました。文具・備品の管理を進めることで、文書管理をはじめるきっかけにもつながるらしいよ!

備品庫を整理収納するとどんないいことがあるの?

「備品庫を整理することにより「時間的・経済的・精神的」という3つの効果を実感していただくことができます。」と菊地さん。

実際にアドバイスされたオフィスの事例を紹介していただきました。

「高さを有効に活用していないことがひと目でわかると思います。また、とりあえず納めておこうという感じが伺えます。」と菊地さん。

たしかにここから新しいボールペンを探しだすのは時間がかかりそう。ぼくなら近くにいる誰かに助けを求めてしまいそうケロ。

図にあるように現状の問題点が明確になり、現状と向き合ったところで、作業を開始!

片づけ方法を教えてケロ!

そこで、収納アドバイザーの菊地さんは、オフィスの皆さんと改善するポイントと今後の要望を確認しました。これからは備品庫という限られたスペースを上手に活用するために、皆さんで今回のお片づけのテーマを決めたそうケロ。

『使いたいときに誰もが取り出すことができて、業務時間の短縮&業務効率がアップする備品庫の整理収納』

実際の作業は大きく分けて3ステップ!

「ステップ3のラベル貼りをしっかりと行うことで、収納しているモノのわかりやすさを強調することができると思います。」と菊地さん。

探す時間が平均33秒も短縮!

整理収納を行うと、備品庫がこんなにキレイに片付いたそうだよ!

初めて見た人でもラベルや透明な収納ケースのおかげで、どこに何があるか一目瞭然だよね!もう少しで在庫がなくなってしまいそうな備品もすぐわかるケロ。

「普段何気なく感じていた不便さを実際に把握するために、備品を探す時間を計測しています。改善前と改善後を比較して、平均33秒も短縮しました。
毎日こちらの8種類の文具を全部探すことは少ないかもしれませんが、1週間に265秒短縮されるとざっくりと考えても、1年間に3時間以上が短縮されます。時給換算し従業員数で掛け算すれば、コストもわかります。
このように数字に表したことにより、探す時間の短縮により他の業務ができることがはっきりしました。」
と菊地さん。

こんなに効果が現れたことで、オフィスの皆さんの意識にもこんな変化があったそうです。

整理収納を行うことで、「時間的・経済的・精神的」の3つの効果を実感し、文書管理のキホンであるファイリングの導入を考えるまでステップアップするなんてびっくりしたケロね。

実際の写真やデータによりとても説得力があるお話を聞かせていただきました。

整理収納アドバイザーの菊地さん、オフィスの皆さま、ありがとうございました。

これを読んだ皆さんも、備品庫という小さな場所の整理から始めてみてケロね!

整理収納アドバイザー菊地さんのからのメッセージ

整理収納をはじめよう!って思ったときに、小さいスペースからスタートすることをオススメします!!

“ヤリトゲタ”“やったぁ~できたぞ”って言ったような達成感が、次もやるぞ!って気持ちに繋がります。

年末は何かと忙しいと思いますが、机の中など小さいとこをひとつ終わらせることをオススメします(^・^)

ご自宅なら、トイレや洗面所の下などがいいかな?!

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