第13回 ぼくの経験談!“文書の箱詰めのコツ”

第13回 ぼくの経験談!“文書の箱詰めのコツ”

春は新しい季節の始まり。桜もきれいだね!
先月に引き続き、ぼくの経験談・文書を書庫へ保存するときのコツをご紹介。
前回は台帳作成についてでしたが、今回は実際の箱詰め作業について教えちゃうよ♪
皆さんはうまく箱詰めできているケロ?

文書を管理しやすくする為の、箱の詰め方がある

今回は、文書を管理しやすくする為の、箱の詰め方のコツを教えるよ。

一般的には、同じ分類や種類で、廃棄年月が同じ文書を、同じ箱に一緒に詰めるよね。

文書によっては10年や30年と保存期間が長いものがあるから、将来の担当者の為にも中身をわかりやすくしておく事はとても大切だよ。

理想と現実!実際に箱に詰めると……

ところが実際に箱に詰めていくと、そううまくキリよく詰められない事はよくあるよね。

文書によっては、同じ分類・種類と同じ廃棄年月で分けると、箱が埋まらない場合も出てくると思うんだ。

かといって、文書の分類に関係なく、廃棄年月だけで箱に詰めていってしまうと、組織改編で部署が分かれたりする事があると、文書箱の中も仕分けしなければならなくなったりするんだよね。

そんな文書箱がたくさん出てくると、手つかずになって、責任の所在が不明確になったり廃棄できなくなっていくんだ。

オススメは業務単位!

そんな場合には、“同じ業務”単位で箱詰めしていく方法を使い分けるとやりやすいよ。

同じ業務で使用する文書でまとめておけば、部署がわかれても業務自体が分割されることは少ないから、文書の移行もわかりやすくなるんだ。

但し、まとめる“業務”はなるべく細分化する事がポイントだよ。

あまりざっくりと大きく分類すると、結局同じ問題になるから要注意!

ワンポイントアドバイス

文書をまとめて箱詰めする際は、あまり一つのルールに縛られるのではなく、将来の管理も見据えて整理していく事が大切だよ!

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