金融機関の3大業務である「預金業務」「為替業務」「融資業務」。このうち特に機密書類を大量に扱うのが融資業務です。特にコロナ禍の中で国の施策として中小企業への融資が率先して行われたため、信用金庫をはじめ多くの地方銀行が増大した文書管理コストへの対応を迫られました。

特に昨今では電子化した台帳などの取り扱いが増えており、紙ベースの書類管理と並行して電子化への対応も必須です。今回は、金融機関の融資業務における文書管理の課題を確認し、どのような対策を行うべきなのかを検討していきましょう。

金融機関の融資業務で取り扱う文書とは

金融機関の融資業務では、次のような文書を主に取り扱います。

• 取引申請書
• 融資稟議書
• 担保不動産の鑑定書
• 決算書
• 財務分析資料　など

いずれも機密性が高く、セキュリティを重視した保管体制が望まれます。反面、過去の資料を参照する機会も多く、必要に応じてスピーディかつフレキシブルに参照できる状態が現場からすると理想的です。情報セキュリティと現場の柔軟な運用の両立は、多くの金融機関にとって大きな課題といえます。

融資業務で発生しがちな文書管理のトラブルとは

金融機関の融資業務で用いる文書のうち、決算書などは毎年内容が更新されるものです。したがって、廃棄タイミングの管理も含めて文書管理のコストは基本的に増えていく一方だと考えるべきです。また、本部と支店との間で資料を移送することもあるため、保管スペースを二重で確保しなくてはならないケースも頻繁に発生します。

多くの金融機関で生じる文書管理のリスクをまとめると次のような課題が浮かび上がってきます。

• 保管スペースの確保ができない支店では外注を検討せざるを得ないが、本店との連携が難しい。
• 本部と支店間での紙文書の移送や複写、返送などの作業は煩雑であり、文書の紛失リスクも高い。
• 決算書類は定期的に更新されていくが、取得状況を全体で把握しきれないケースがある。
• 審査に必要な資料の「搬出」「搬入」にかかるコストを削減するためには電子化対応が必須となる、
• 全ての文書を電子化することは現実的に不可能なため、ペーパーレス化が進まない。
• 目的としている文書がどこにあるのか、検索してスムーズに取り出せない。

このような課題に対応するためには、自社運用では限界があります。そこで、多くの金融機関で外部の信頼できる業者に一貫して文書管理を委託するケースが増えています。もちろん委託費用はかかりますが、人的コストや時間的コストも含めてトータルで見ると、お得な場合が多いのです。

特に、金融機関の文書管理に精通している業者を選べば、現場での運用方法もサポートしてもらえるため、業務負担が軽減されます。

金融機関の文書管理に精通している業者を選ぶ方法とは

金融機関の文書管理は、一般の企業以上に管理体制が複雑化していることが多く、支店によって異なるローカルルールに対する配慮も必要です。そのため、文書管理を外部に委託するのであれば、業者選びは慎重に行うことをおすすめします。

• 融資業務をはじめ、銀行の業務フローに精通しているか
• 自行と同規模の金融機関の文書管理を行った実績があるか
• 現場のローカルルールにも配慮してくれるか
• 最新のフィンテック事情にも精通しており、アップデートにも対応してくれるか
• システムを導入した後のアフターフォローは整っているか

最低限、上記の4項目はチェックした上で、費用だけではなくサポート面も含めてしっかりと比較検討しましょう。なぜなら文書管理は、システム導入後に運用体制を維持するほうがはるかに大変だからです。

私どもSRIは、文書管理システムを導入した後に効率的な状態を維持していくための運用サポートを徹底しています。システムを導入して終わり、ではなく、現場に即したやり方で文書管理のコンサルティングを徹底して行っております。

そのため、機密書類を大量に扱う企業やクリニック、そして信用金庫などの金融機関からも幅広く支持されています。

実際にホームページでは、秋田銀行様や東邦銀行様などの金融機関に当社のシステムを導入した事例をご紹介しております。お客様から頂いたお声もそのまま掲載しておりますので、実際にどのような効果が生まれたのか、ぜひご覧頂ければと思います。

その他、ホームページでは公開していない事例も多数ございますので

「自社とSRIの契約書管理が合うのかが分からない」
「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」

といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。

• 業務効率化やガバナンス強化のため、支店や倉庫含めた全体の契約書サイクルを見直したい
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