Vol.53契約法務の効率化に役立つ契約書の作成・管理方法とは

企業法務の重要な仕事の一つが、契約書の作成・審査を行う契約法務です。日常的に取り交わされる数々の契約書をいかに適切な内容に仕上げ、かつ生産性を高めていくかが多くの法務担当者の課題といえるでしょう。

スムーズな契約法務に求められる契約書の作成・管理のポイントをまとめました。

契約法務における契約書作成のポイント

まず、契約書の作成とは契約法務だけで完結する仕事ではない、という点に注目しましょう。契約書は通常、以下の構成で作成されます。

このうち、メインとなる本文は、次のような順番で必要な情報を記載します。

実は、本文の2以外の一般条項は、いわゆる定型文になっており、法務の専門家でなくてもある程度問題なく文面を作れます。問題なのは、契約の内容、つまりビジネスに関する条項やお金の流れに関する条項の作成です。

これらの内容は当然、案件によって内容が大きく異なるため、担当部署や経理と連携しながら文面を策定する必要があります。そうしなければ、契約締結後にトラブルが生じる可能性が極めて高いのです。

逆に言えば、他の事業部や経理とうまく連携さえとれれば、法務の基礎知識は当然必要ですが、実務経験がほとんど無い状態でも、契約書の作成業務を遂行できます。

部署間の連携のためには、「関係部署へのヒアリング」と「業務の可視化」が不可欠です。特に法務担当者が複数人いる場合は、作業品質の均質化のためにヒアリング項目はテンプレート化しておきましょう。

ヒアリング項目は主に以下の4点です。

これらの項目を確認する際には、５W２Hを意識しましょう。

この7項目のうち、特に「なぜ？」の部分を丁寧に聞き取ることで、ビジネスの全体像を正しく理解しやすくなります。

ヒアリングした事項をより理解・共有しやすいように、チャートなどを活用した「可視化」する一手間もぜひ行っておきましょう。可視化の過程で情報の整理が容易になりますし、法務担当者間の情報共有にも役立ちます。

ヒアリングした情報を整理し終えたら、次はいよいよ契約書の文面作成です。

など、参考となる情報はネットにたくさんありますが、一番役立つのは自社で蓄積している過去の契約書事例でしょう。

そのため、契約法務を効率化するためには、過去の契約書を簡単に検索・利用できる文書管理システムがあると非常に便利です。

特に、これからの時代は紙の書類だけではなく、電子媒体もまとめて管理できる文書管理システムがベストでしょう。全ての紙媒体を電子化すると膨大なコストがかかるため、コストパフォーマンスを考えると、紙と電子、両方を適切に管理できるシステムを選ぶ必要があります。

私どもSRIの強みは、文書管理の専門会社だからこそのきめ細やかなサービス設計です。現場の運用にあったサービスの組み合わせをご提案し、導入時の説明会の実施や部署ごとのファイリング作業なども全て当社で行います。

最近では電子契約書の利用も増えており、契約法務の業務フローの見直しと合わせて、当社に文書管理のご相談を頂くケースも増えております。弊社のホームページでも様々な企業様の導入実績をご紹介しておりますが、ほかにも事例は多数ございます。

「自行とSRIの文書管理が合うのかが分からない」
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といったご質問やご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。ZOOMやTeamsによるオンラインでのご相談も承っております。

など、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。