近年金融業界ではデジタル化が進み、システムのクラウド化やサ―ビスの導入に取り組む企業が増えています。この流れは銀行はもちろん不動産会社でも広がり、2021年終わりに電子契約と非対面化の取り組みを強化していくニュースが報じられました。

金融業界のデジタル化の流れはなぜ積極的に行われているのでしょうか。この記事ではデジタル化の必要性、メリットとデメリットについてご紹介していきます。

金融業界の電子契約化の必要性

電子契約とは、今まで書面に署名や押印し行っていた契約にかわり、電子上の文書に電子署名を行うことで契約を取り交わす契約のことを言います。

金融業界は特に契約書やその関係書類が多く管理も大変でした。これがすべて電子化されれば契約書の処理や管理がスムーズになり、書類に関わる物品のコスト削減だけではなくセキュリティ面での強化もできるなど、様々なメリットを享受できます。

電子契約を取り入れるメリット4選

紙の契約書の管理は今まで手間と時間とコストがかかるものでした。それらを電子契約を取り入れることで短縮させることができます。ここでは電子契約のメリットについて解説しています。

紙契約よりもコストを大幅削減

電子契約を取り入れると紙契約書で必要だった紙はもちろん、プリンターのインクや書類を入れる封筒、取引先に書類を送る際の郵送代なども要らなくなります。さらに印紙税法で紙契約書では印紙を張ることを決められていますが、電子契約では不要となり、管理する際もファイリングなどの必要がなくなるため人件費を抑えることも可能です。

契約処理がスピーディになる

紙契約では担当者が顧客のもとを訪れて契約の説明をして契約書に署名捺印してもらったり、契約書と関係する書類を郵送して確認、返送してもらうなどの手順が必要で、非常に時間がかかるものでした。しかし電子契約になるとこの工程がなくなるため、契約処理が今までよりもスピーディーに完結します。

オンライン上でできる契約では即座に契約締結、内容確認なども出来るため今まで時間や手間のかかっていた作業が短縮され業務の効率化の期待もできます。

管理の効率化

契約書の管理は、金融業界では法で定められた保管期間や施錠のできる管理場所で行うなど、細かなルールが決められています。紙の場合、膨大な数の契約書類をファイルなどで管理をすることになりますが、必要な書類を見つけたいときは非常に時間がかかるものでした。

電子契約ではすべてをデータで管理するため紙原本の保管も場所も必要なくなります。検索機能のあるシステムを導入すれば日付や取引先などですぐに必要書類を見つけることもでき、作業を短時間で済ませることが可能です。

コンプライアンスの強化

電子契約ではコンプライアンスの強化が可能です。契約書はその正確性が非常に重要ですが、紙書類では内容が改ざんされた際、いつ何を変えたかを証明することが難しくありました。

一方、電子契約では電子署名やタイムスタンプを利用し、いつ誰がどの取引先とどんな契約を行ったのかがすべて記録に残ります。内容を変更しようとすれば記録が残るため、改ざんしようとした形跡をあとで確認することも可能です。

電子契約のデメリットや注意点

電子契約にはメリットが多い分、デメリットも存在します。ここでは電子契約を取り入れる際に注意するべき点について説明します。

セキュリティの不安

電子契約のデータは自社やクラウドのサーバーなどで管理されているため、サイバー攻撃の対象となることがあり得ます。もちろん紙契約でも情報漏洩のリスクはありますが、電子データは一度に大量の情報を抜き取られる可能性がありますので導入検討時点から特に注意してください。

電子契約を取り入れる際にはセキュリティの高いシステムを取り入れ、社員の意識の徹底なども必要です。

社内外の調整が必要

新しいシステムの導入は浸透するまで時間がかかります。導入当初には業務フローの見直しや、人数が多ければ研修などを行わなければいけない場面も出てくるかもしれません。他にもいつ運用変更するかなどの調整や、社外では取引先の電子契約可否の確認を行うなども必要です。

法改正への適応が必要

電子契約を取り入れるためには電子帳簿保存法という、電子データの保存について定められている法律を遵守する必要があります。管理方法が紙契約書と違う箇所があること、政府による法改正時には新しい内容への適応が求められますので注意が必要です。

電子契約と文書管理

電子文書化を行うことで様々なメリットがあることをお伝えしましたが、契約のデジタル化には文書管理が必須となるケースが多くあります。文書管理は紙媒体での契約書を電子データ化したものであり、これから電子契約を行う契約はもちろん、今までの契約の電子データ化が必要になります。

しかしデータを電子化するためのスキャンや、それに伴う検索システムやデータ管理方法の検討をしなければいけないと分かっていても、自社で何をするべきか、どういったシステムがあっているのかなどを見極めることは非常に難しいでしょう。

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