企業で発生する書類は、適切に管理する文書管理が必要ですがどれくらい適切に管理できているか自信はありますか？まずは、書類の「保存」と「保管」は違うということは知っていましたか？過去にも「Vol.7 ことばの豆知識！“保管”と“保存”の違いを知ってる？」にて簡単にはご紹介していますが、今回は、「保存」と「保管」の違いに加え、文書管理方法もご紹介していきますので、しっかりと理解して適切な文書管理に努めましょう。

辞書で見る“保管”と“保存”の違い

まずは辞書で調べた時の二つの言葉の違いから見ていきましょう。

物品を預かって、傷つけたり失ったりしないように保存・管理すること。

【保存とは】

そのままの状態に保っておくこと。

辞書の意味ではなかなか実務に照らし合わせたときにわかりにくいですね。

文書管理で見る“保管”と“保存”の違い

では続いて文書管理の中での言葉の違いを見ていきましょう。

【保管とは】

　一般的に「活用文書」と言われる使用頻度の高い文書を紛失や破損から守りながら管理することを指します。取扱いやすいようにファイリングをしたり、事務所内のキャビネットや棚等に整理して保管をします。保管期限は1年以内に定めている企業が多いようです。

書類が多い企業だとなかなかキャビネットも増やせないなど、お困りの際はSRIの文書保管サービスもご検討ください。

【保存とは】

一般的には、使用済み文書など使用頻度の低い文書を現状維持しながら管理をすることを指します。それぞれの文書は商法や会社法など、法令で定められている保存期間を守る必要があるので、基本的に書庫や外部の倉庫へ委託して保存することが多いです。

そして、対応を始めている企業も多いとは思いますが、2022年1月に「改正電子帳簿保存法」が施行され、国税関係の帳簿・書類のデータ保存について、見直しがされました。これによって今までと保存方法が変わってくる場合もあるので注意が必要です。

【改正電子帳簿保存法とは】

　2022年1月に「改正電子帳簿保存法」が施行されたことで、今まで紙で保存していた資料が保存要件を満たさなくなってしまう可能性があるので注意が必要です。電子でやり取りした情報については全て「電子データ」での保存が義務付けられます。例えば今までであれば可能だったメールで受信した請求書の紙保存が出来なくなるということです。

当初は2022年1月から完全施行でしたが、急な法改正により対応が間に合わない企業が多かったため、そのような企業たちは2023年12月まで猶予が認められています。

※猶予を受けるために申請などは特に不要です。

改正電子帳簿保存法の詳細については国税庁のホームページをご確認ください。

【文書保管・保存のポイント】

　様々な種類がある文書を保管・保存するには色々と注意が必要です。

【保存期間の設定】

　法令で定められているものは保存期間を厳守となりますが、定められていない文書も存在します。それらの文書については、社内で規定を設け統一するようにしましょう。規定がないと、同一文書が部署などによって保存期間が違うということが生じてしまう可能性が出てきます。会社には「文書管理規則」や「文書管理規程」などと呼ばれるルールは存在していると思いますが、実際はルールを知らないという方も多いかもしれません。今一度読み返す時間等を設けて共有をしておきましょう。

【不要文書の破棄】

　保存期間を過ぎた文書や、長期保存が不要な文書については速やかに破棄するようにしましょう。むやみに保存をしていると社内のスペースがなくなってしまったり、必要な書類を探す際に時間がかかってしまいます。

なお、気密性の高い文書の破棄はSRIの機密文書抹消サービスを是非ご検討ください。

【文書管理の効率化】

　上記でご紹介したポイントも実際に運用をしていこうと思うともちろん手間や時間がかかってしまいます。特に、紙の文書の場合は、保存期間ごとに文書をファイリングしたり保存期間が過ぎれば破棄したりという作業が発生し、普段の業務で忙しいとなかなかそこに時間を割くことが出来ないこともあるかもしれません。

そういう場合に文書管理システムを使用すると、文書のデータ化等が可能になりシステムで状況確認が可能になるため業務効率も向上するというメリットがあります。SRIでも文書管理システムBUNTANのサービスがあるので是非ご検討ください。

何から着手するかを考える

　保管と保存の意味は理解できましたでしょうか？文書管理についてどこから始めれば良いか分からない、何をすれば良いのかわからない。そういった疑問があればお気軽にSRIにご相談ください。ご相談から導入、導入後のサポートまでしっかりと行わせていただきます。

ホームページでも様々な導入事例をご紹介しております。

「自社とSRIの文書管理が合うのかが分からない」

「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」

といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。

・業務効率化やガバナンス強化のため、営業店や倉庫含めた全体の文書サイクルを見直したい

・文書管理見直しの話が出ているが、どんな方法や管理システムがあるのか知りたい

など、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。