新型コロナウィルスが世界に広がったことで様々な企業でリモートワークが導入され、企業のオフィスの考え方も大きく変わりました。今回は、今のオフィス市場の現状とそれに伴う文書削減についてお伝えをしていきます。

東京都心部Ａクラスビル市場の現況

　東京都心部Aクラスビルの空室率は、在宅勤務の普及等に伴い、2020年以降企業によるオフィス戦略の見直しが進んでいます。2022年には空室率は3％台後半に達するほどになりました。また、空室率が上昇したことにより、成約賃料は3万円を下回る水準まで下落しています。

東京都心部Ａクラスビルとは？

　まずは、言葉の定義から見ていきましょう。東京都心部Ａクラスビルとは、延床面積10,000坪以上、1フロア面積300坪以上、築年数15年以内のビルのことを指します。

このような比較的新しく広い面積をもったオフィスの空室率がここ数年で上昇傾向になってきているわけです。

在宅勤務の現況と今後の予測

　コロナ禍において急速に在宅勤務が普及し、都内企業のテレワーク実施率は50~60%台で推移している状況です。また、コロナ終息後も完全出社に戻すと答えた企業は20%台となっていることから、今後も在宅勤務と出社での勤務を組み合わせたハイブリット型が定着していくと予想されています。

テレワークを導入したくてもなかなかどこから手を付けたらいいか分からないという場合はSRIのテレワーク支援ソリューションを是非活用してみてください。

フリーアドレスの導入

コロナ禍で在宅勤務が広がると同時に広がっているのが「フリーアドレス」です。フリーアドレスとは座席を固定せず、どこの席でも働くことができるものです。今後ますますこのフリーアドレス制を導入する企業が増えれば、出社人数に対して余裕を持って座席を用意する必要がなくなるのでオフィス面積を小さくしようとする企業も増えてくる可能性があります。

オフィススペースの活用

こうした、在宅勤務と出社のハイブリット制や、フリーアドレス制が浸透してくると余裕を持った座席配置がなくなっていく反面、在宅勤務のデメリットを解消するために新たなスペース確保を取り入れようとしている企業もあります。

在宅勤務ではどうしてもコミュニケーション不足が懸念されるという企業では、「1人で電話や会議を行うスペースの確保」や「グループでのセッションができるスペース」などを検討している声も多く上がっています。

スペースを活用するために

では、スペースを有効活用するためにはどうすれば良いのでしょうか？

フリーアドレスを導入したくても個人の物が多いとどうしても導入が進まないという声も多いかと思います。その場合は、まずは個人のデスク周りの書類を削減するところから始めましょう。

また、スペースを活用したいと座席を減らしたいと思っても減らしすぎてしまうわけにはいきません。そういったときには、キャビネットの文書削減に着手しましょう。

ちなみに、全く整理が出来ていなかったオフィスの書類を整理していくと、

廃棄する書類が50%

倉庫保管する書類が30%

社内保管する書類が20%

の比率になるということが、統計データによって出されています。

倉庫に保管をする場合は社内のスペースが80%、倉庫ではなく社内保管する場合でも50%のスペースを確保できるようになるわけです。

そうすれば、小さなオフィスへ移転し、大幅なコスト削減を見込める可能性も出てくるわけです。また、オフィスを移転しないとしてもそれだけのスペースができれば、ミーティングスペースなど、新たな活用の仕方が出来るようになるわけです。

とはいえ、廃棄する書類が50%あるとはわかっていても通常の業務などでなかなか文書削減が進んでいないという企業も少なくないはずです。

SRIでは文書削減コンサルティングを行っていますのでそういったお悩みがあれば是非ご相談ください。

まとめ

新型コロナウィルスが広がったことにより企業のオフィスへの考え方も少しずつ変わりつつあります。より、効率的なオフィスを目指すためにはスペースの有効活用が必要不可欠です。

　文書管理についてどこから始めれば良いか分からない、何をすれば良いのかわからない。そういった疑問があればお気軽にSRIにご相談ください。ご相談から導入、導入後のサポートまでしっかりと行わせていただきます。

ホームページでも様々な導入事例をご紹介しております。

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