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総務で働く方にとって、文章をきちんと管理することは重要な業務の一つです。
しかし、文書管理や台帳管理と一口に言っても、文書には多種多様なものがあり、それぞれ適切な保存方法は変わってきます。
また、2020年以降にリモートワークが一気に浸透し、従来紙ベースで行われていた文書管理がデジタルに取って代わってきています。
今回は、文書台帳管理の目的や効率的に文書管理をする方法から、文書のペーパレス化まで解説します。
過去記事：Vol.14 アンケート結果“重要情報の台帳管理”
目次
文書管理台帳とは
文書管理台帳とは、企業が保存しなくてはならない文書の概要や情報を記した台帳です。
紙の文章の場合はファイリングした上で管理しますが、「台帳」とは言っても電子化された文書を管理しているケースも当てはまります。
一度保管された文書が再度必要になった場合でも、文書管理台帳を確認すれば、必要な文書をすぐに見つけることができます。
文書管理台帳の作成は法に基づいたものではありませんが、必要となった時にすぐに文書を探せるように、ほとんどの企業で文書管理台帳を作成しています。
文書管理台帳の目的
そもそも文書管理台帳はどのような目的で作るのでしょう。
その目的は大きく分けて以下の3つとなります。
詳しく見ていきましょう。
法令遵守のため
文書管理台帳を作成すれば、管理している文書のステータスも把握できるので、法令保存年限の見落としを防げます。
法定保存文書とは、保管が必要な期間が法律によって決められている文書を指します。
文書量があり、保管期間も1・3・5・7・10年と異なるので管理も煩雑になりがちですが、文書管理台帳で保存しておけば、保存期間の見落としもなくなります。
また、管理者が変更になっても、文書管理台帳で管理されているので、引き継ぎにさほど時間がかかりません。
リスクヘッジのため
事業を行っていると、大小あるもののトラブルは避けては通れません。
トラブル発生時に解決のために特定の文書が必要な場合があります。
その際、文書管理台帳がないと目的の書類を用意できない可能性があります。
災害や事件など不測の事態が発生した場合でも、文書管理台帳があれば事実証明に必要な書類を即時に準備できます。
万一、裁判所から特定の書類の提出要請があった場合にも、即対応が可能です。
業務効率化のため
保存義務のある書類はさまざまで、適当に保管をしていると、実際必要になった場面で探す際に労力と時間がかかります。
文書管理台帳を作成してあれば、必要な文書がどこに保管してあるのか一目でわかるので、すぐに出すことができます。
効率的に文書管理するための方法
文書管理を効率的に行うには、文書管理台帳をデジタル化するのが重要です。
文書管理台帳をデジタル化する方法は大きく分けて以下の３つあります。
詳しく見ていきましょう。
エクセルを使用する方法
幅広く利用されている表計算ソフト「Excel」を使用する方法です。
もちろん、一から文書管理台帳を作成することもできますが、Webサイトで無料で配布されているテンプレートを使えばさらに楽に導入できます。
Excelは使用している企業が多く、新規コストはかかりませんが、文書の検索できる範囲が狭い、アラート機能などは使えないなど利便性がやや劣るのは否めません。
自社データベースを構築する方法
自社で構築したデータベース上で文書管理を行います。
自社で作るものですから、自社のニーズに合わせるなど、自社で管理しやすいように、幅広いカスタマイズが可能です。
一方で、この方法を採用するには専門知識を持った人材が欠かせません。
自社に人材がいない場合は、外注をするか、新たに人材を採用しなければなりません。
外部ツールの導入
メーカーが提供している文書管理システムを導入する方法です。
アレンジ性は前項の自社データベースと比較するとやや劣るものの、基本的な項目は網羅していますし、セキュリティや通知・アラート機能なども搭載されており、安全で利便性も良く利用できます。
メンテナンスに関しても、メーカーが行ってくれるので専門知識を持った人材がいなくても運用可能です。
文書管理のデジタル化
冒頭にお話したように、文書管理のデジタル化が進んでいます。
そこでここでは、日経BBコンサルティングが2022年7月に実施した文書管理に関してのアンケート調査に関して解説します。
日常の業務で紙の文書を使用する業務工程についての問いに関しては、最も回答が多かったのは「契約・申請書類」の62.5％でした。
次いで「請求関係・見積り」の46.3％、3番目に「社内会議資料」39.7％と続いています。
2020年3月に行った、同アンケートと比較して「契約・申請書類」が-4ポイント、「請求関係・見積り」は-11.6ポイント、「社内会議資料」は-15.1％とこの2年でペーパレス化が大きく進んでいます。
続いては紙文書の管理方法を尋ねた結果です。
割合に差があるものの、どの種類の文書であっても「紙のままファイリング」が最も多い結果となりました。
紙のままファイリングの割合が高かったのは「稟議書・申請書」の72.8％、差がなく受発注書の72.3％、契約・申請書類の72.2％と続きました。
「紙のままファイリング」の割合が低かったのは「社外会議・プレゼン資料」の49.2％と「社内会議資料」の56.7％でした。
デジタルデータに変換して保管する場合、「画像として保管」の方が「テキスト化して保管」を上回りました。
出典：日経BBコンサルティング2022年7月実施「文書管理に関してのアンケート調査」
まとめ
文書管理は、会社の業務効率化のためにも、情報を管理する上でも重要なことです。
企業が取り扱う文書は必要に応じて、いつでも検索、閲覧ができるように保存管理することが必要です。
文書管理台帳を作成しておけば、必要な文書はどこにあるのか、今現在保管されているのかなどの情報がすぐにわかります。
ただし、紙ベースの文書管理台帳は作成に手間がかかりますので、電子ツールの利用がおすすめです。
