最近は企業の生き残りをかけて企業同士が合併し、事業の強化や経費削減を図るケースも増えています。企業の成長戦略としても注目を浴びているM&Aですが、同時に内部では様々な手続き、処理などが発生することも事実です。

今回は企業合併時におこる内部処理の中でも文書管理をどのように進めていくのかについてご紹介していきます。

過去記事：Vol.20 企業合併の文書管理もご参考にどうぞ。

企業合併とは？

企業合併というのは、複数の会社を1つの法人格にまとめることを言います。

合併と言っても2種類あり、「吸収合併」と「新設合併」に分かれます。

●吸収合併とは

合併することによって1つの法人格のみになり、もう1つの消滅した会社の権利義務の全てを吸収し、引き継ぐ方法のことを指します。

●新設合併とは

複数の法人各すべてが消滅し、新たな法人格を立ち上げて、そこに全ての会社の権利義務を引き継ぐというものを指します。

新設合併は、コストや時間、手間がかかるので合併は吸収合併のケースがほとんどとも言えます。

企業合併のメリット・デメリットは？

合併してメリットばかりであればいいのですが、物事にはデメリットも少なからずあります。

メリットとデメリットを見てみましょう。

メリット

・事業が強化できる

・規模が大きくなる

・経費削減が期待できる

・シナジー効果が生まれる

特にこの中でもスケールメリットの期待が大きいので、大量製造が可能になったり、販売等コストの削減が見込めたり、間接部門（経理や総務など）重複している部門を統一し、業務効率の改善によって経営基盤の安定化が期待できます。

デメリット

・組織統合の負担がかかる

・社員の心理的負担が生じる

・一時的なコスト増による経営圧迫に陥る可能性がある

この中でも組織の統合作業は比較的負担になる可能性が高いです。

人事評価の統一や経理システムの統一化、文書管理などがネックになっている企業もあります。

文書については、企業が合併して時間が経過しているにも関わらず上手く統一できず二社の方法をどちらも残しているという企業もあったりするようです。

そうなると、効率化が難しくなってしまうので、この辺りについては、早めに着手して解決しておきましょう。

合併後の文書管理の進め方

吸収合併の場合は存続している会社が消滅した会社の権利義務を全て引き継ぎますが、書類の中には保存期間が法的に決められているものも存在しています。

そのため、両社の規定をしっかりと見直し、過去分の書類についても適切な文書管理、保存が大切です。

これからの書類

これから作成する書類等については、運用前に適切な規定をしっかりと定めておけば、統一していくことがスムーズになります。

今はDX化も進んでいるので合併のタイミングで今までの管理方法が紙べースだった場合はシステム等を入れるのが業務効率の改善にもつながります。

文書管理システム「BUNTAN」を利用すれば、台帳管理や利用者管理、履歴管理に期限管理など紙だとなかなか管理が難しかったものが簡単に、厳重に管理することが可能になります。

過去の書類

今まで別の会社で別のルールの中で運用してきているので、過去の書類を統一するのは特に困難だともいえます。

それぞれの会社の色が消せずに残ってしまうとそれぞれの社員が出身の会社のやり方のままで運用してしまい、統合が困難になってしまいます。

そんな時には、ファイリングサービスを利用いただければ、書類の仕分けから整理、データベース化までスムーズに行うことが可能です。

無理に社内の人材だけで解決しようとするとかえって、コストがかさむ場合もあるので検討してみてくださいね。

膨大な量の文書管理

企業統合されると二社分の書類が発生することになるので、適切な管理を行わないと膨大な量の文書が存在し続けてしまう可能性も出てきます。

データ化する際もやみくもに全て移していくわけではなく、規定に沿いながら適切に作業をしていく必要があります。

その作業はやはりかなりの労力が必要になり、時間をかけたものの訳が分からなくなってしまったという結果に終わってしまうと元も子もありません。

データ化にこだわりすぎるあまり余計に後からどこに何があるか分からなくなったというケースもあります。

また、一時的にうまくいったと思ってもその後継続できていないといったケースも発生しています。

どこからどういう風に始めれば良いか分からない、何をすれば良いのかわからない。

そういった疑問があればコンサルティングも行っているのでまずは相談だけでもお気軽にどうぞ。

チェックからフォローまでしっかりとサポートいたします。

まとめ

企業合併が無駄にならないよう、最大限のシナジーを発揮するためにも蔑ろにしがちである文書管理からキッチリと行うようにしていきましょう。

自社で完結させるのが一番費用がかからなくて良いと思いがちですが、外部委託することで費用対効果が良くなることもあります。

　文書管理について少しでも疑問があればお気軽にSRIにご相談ください。

ご相談から導入、導入後のサポートまでしっかりと行わせていただきます。

ホームページでも様々な導入事例をご紹介しております。

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といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。

・業務効率化やガバナンス強化のため、営業店や倉庫含めた全体の文書サイクルを見直したい

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など、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。