第40回 キャビネット内の不要な文書

第40回 キャビネット内の不要な文書

今回は夏にふさわしく、ぼくの経験からの文書に纏わる怪談話(笑)です。
背筋がゾッとするような実体験の怖さをご堪能ください。 

キャビネット内は不要な文書だらけ

文書管理コンサルタントという職業柄、お客さまのキャビネットの中を点検するのですが、何年も前の、不要になった資料や書類が大量に残っていることが多いです。

業務がルーチン化していて分類が増えることの少ない部署については、比較的きちんと管理されていますが、個人単位でキャビネットを利用している部署は、ほぼ間違いなく不要な文書だらけになってます。

嘘のような本当の話

ある企業の研究室の文書管理を行ったときのお話です。

その部署は、他の部署から隔離された部屋でかなりスペースがあり、キャビネットがいくつも置けるという資料保存に恵まれた環境といえました。

ただし、実際は資料を整理してキャビネットに入れたあと、いつの間にか忘れてしまう……。

すると、外からは見えないので一旦忘れるとそのまま放置……。

キャビネットそのものは毎日見ているが、風景の一部に溶け込んでしまって同じような資料を別に集めてしまう……。

そして、収納場所が無いと言ってはキャビネットを追加で購入し収納……。

気が付いたら【同じような文書だらけ】……。こわいこわい

嘘のような本当の話です……。

カエルコンサルからのワンポイント

キャビネットに個人の文書を収納すると、そこに行くまでにある程度の距離があるうえ、扉や引き出しを開けるという動作が必要になります。

この手間をバカにしてはいけません。

常日頃からキャビネットまで行って、扉や引き出しを開けるという習慣がない場合は、不要な文書が放置されてしまいます。

ですから、個人の書類は【これだけ】と一覧でき、容易に取り出すことができて容易に所定の場所に戻すことができるファイリングが重要です。

それができるようになれば、特に努力しなくても不要なものを処分できます。

【同じような文書】【不要な文書】を何度も集めたり、収納したりする“手間と時間を削減”しましょう。

その具体的な方法は業種や文書の種類によって多種多様です。

残念ながら、万能な1つの方法というのは存在しません……。

SRIはファイリングノウハウを持っておりますので、是非、SRIにご相談ください。

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