Vol.45 金融機関の文書管理はグループウェアで十分か？：現場で必要な機能の検証

膨大な量の文書を日々扱う金融機関。電子では代替しづらい独自の承認システムや個人情報保護の観点から、未だに人の手と目だけで文書管理を行っているケースも多く、フィンテック導入による効率化が以前から課題とされていました。

なかには、電子化推進の流れを受けて部署間の連携を図るために導入したグループウェアを文書管理にも活用している金融機関も増えています。

金融機関は業務の特性上、各拠点や部門が孤立化しやすい傾向にあるため、その改善としてグループウェアを取り入れるケースは珍しくありません。そのコストだけで文書管理がもし十全にまかなえるのであれば、コストパフォーマンスがよいといえるでしょう。

しかしそもそもグループウェアは文書管理に適しているのでしょうか？今回は、現場の文書管理に求められる機能を考えていきたいと思います。

金融機関におけるグループウェア導入の利点と現状の課題

グループウェアの導入は、金融機関にとって次のようなメリットがあると言われています。

３の利点に着目すると、グループウェアだけで文書管理ができるのでは？という発想に至るのも無理はありません。

しかし実際のところ、グループウェアは文書管理ツールとして問題なく機能するのでしょうか？

2020年キーマンズネットが調査した「グループウェアの利用状況」によると、導入企業の72.2％は何らかの問題や課題を抱えていることが示されています。

その理由としては、次のような内容が挙げられています。

加えて、文書管理から注目したいのは、

という３点です。

グループウェアは非常に便利なコミュニケーションツールですが、膨大な文書を管理するためのシステムではないため、金融機関の文書管理に向いていません。

事実、グループウェアで文書管理を試みていたとある金融機関では、現場からのクレームが多発し作業効率も下がってしまったため、文書管理専用のシステムを一から探す羽目になってしまったという事例もあります。

特に扱う文書の量が多い金融機関のような業態の場合、文書管理は専用に特化したシステムを使うのがベストでしょう。

ただし忘れてはならないのは、文書管理はシステムを入れて終わりではないということ。

いかにトータルコストを減らし、毎日増えていく文書を適切に管理し続けていくのか。大切なのは、自行の現状のやり方に即したシステムの提案とその後の運用の維持です。

システム導入後こそ本番ですから、その後の文書管理のサポートまでしっかりと行ってくれるかどうかを業者選びの基準に組み込むことをおすすめします。

1996年から文書管理専門サービスご提供している当社は、単なるシステム提供だけではなく、現場の実情を徹底的にヒアリングし、管理・保管・廃棄全てにおいて最適な運用法のご提案まで行うトータルサポートを強みとしています。

信用金庫のお客様をはじめ、金融機関でも多数の導入実績があり、適切な文書管理を維持しやすい体制づくりに役立ったと多くの方からお喜びの声を頂いて参りました。

文書管理をあくまでも日常業務の一環として負担なく行えるように、仕組みづくりの部分までしっかりとお手伝いさせて頂きます。

まずはお気軽に現状抱えていらっしゃる文書管理のお悩みや課題について詳しくお聞かせ頂ければ幸いです。

そのほか、ホームページでは様々な導入事例をご紹介しております。

「自金庫とSRIの文書管理が合うのかが分からない」
「実際どのくらいのコストがかかるかを知りたい」

といったご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。

など、それぞれのフェーズに合わせた情報提供やプランのご提案をさせて頂きます。